الأعمال الورقية هي حقيقة من حقائق الحياة في الأعمال التجارية. يوفر هيكل مشروع التحكم في المستندات قالبًا لتصنيف المستندات ومعالجتها وصيانتها. وتتراوح أنظمة التحكم في المستندات من خطط حفظ المستندات اليدوية إلى استخدام تكنولوجيا أنظمة التصوير والمعلومات لتخزين وتخزين الوثائق.
هوية
يمزج التحكم في المستندات بين تخصصات علوم المكتب وإدارة المكاتب. وينعكس هذا في إنشاء هياكل ملف المشروع. على غرار الكتالوج ، يتألف نظام التحكم في المستندات من تحديد الوثائق ، وتخصيص أرقام التحكم ، وفي هياكل المشروع الأكثر تفصيلاً ، ومستويات التصنيف والأمن. غالبًا ما تستخدم الشركات أنظمة التصوير التي تنشئ هياكل البيانات تلقائيًا ، مما يجعلها أكثر كفاءة للعثور على الوثائق وتحديد موقعها باستخدام تقنية الكمبيوتر.
بحجم
يمكن أن يختلف حجم نظام مشروع التحكم في المستندات. على سبيل المثال ، في نظام كبير ، يمكن تصنيف عنصر تحكم المستند إلى وظائف مختلفة ، مثل خدمات الأرشفة وخدمات الاحتفاظ بالسجلات وخدمات حفظ الوثائق.
تأثيرات
تتضمن خطة استراتيجية فعالة لمراقبة الوثائق أنظمة تدقيق لتصنيف المستندات ومعالجتها. يمكن الرجوع إلى إجراءات التشغيل القياسية المستندة إلى وظائف التحكم في المستندات من أجل الصيانة الصحيحة للمستندات والأنظمة التي تدعم إدارة المستندات.
