يعتمد العمل الناجح على الإدارة المكتبية الفعالة. يُعد إنشاء قائمة توريد للمكاتب والمحافظة عليها إحدى الطرق للحفاظ على تشغيل مكتبك بأعلى أداء. قائمة عرض المكاتب هي قائمة بالمستلزمات التي يحتاجها مكتبك لأداء وظائفه اليومية. يضمن استخدام قائمة توريد المكتب أنك لن تنسى العناصر المهمة عند طلب الإمدادات.
إنشاء قائمة جرد لجميع المعدات المكتبية المستخدمة من قبل موظفي الشركة. لتجميع قائمة شاملة ، قم بالمشي عبر مبنى مكتبك. بدءاً من مكتبك ، قم بتدوين معدات المكتب التي تستخدمها. سافر في جميع أنحاء مبنى مكتبك بما في ذلك غرف النسخ وغرف البريد ومناطق الاستقبال وغرف الاستراحة والحمامات.
ضع كل قطعة من المعدات المكتبية في فئة محددة. هذا سوف يقضي على الازدواجية. وتشمل الفئات التي ينبغي إدراجها اللوازم المكتبية العامة والتكنولوجيا والمعدات الكهربائية والمنتجات الورقية والورقية ومستلزمات التنظيف ومتنوعة.
تقييم المتطلبات التشغيلية لكل قطعة من المعدات. على سبيل المثال ، تحتاج الطابعات إلى حبر. أجهزة الكمبيوتر تحتاج إلى الحبال. تحتاج خزائن الملفات إلى ملفات. تحتاج أواني القهوة إلى بطانات. موزعات الصابون تحتاج الصابون.
أدخل البيانات التي تجمعها في جدول بيانات. استخدم أعمدة منفصلة للفئات الرئيسية وقائمة المعدات المكتبية واللوازم المكتبية الفعلية. باستخدام جدول البيانات ، يمكنك ترتيب قائمة عرض Office حسب الحاجة أو إضافة معلومات إضافية ، مثل أرقام تعريف الجزء أو المنتج.
نصائح
-
إذا كانت شركتك كبيرة ، فقد ترغب في طلب الإمدادات من كل قسم من تلك الإمدادات الخاصة بالإدارة ، مثل سجلات التسجيل وملفات الموظفين العاملين. لتحديد احتياجاتك من مستلزمات المكتب بسهولة ، احتفظ بالمخزون الحالي من المعدات المكتبية واللوازم المكتبية باستخدام جدول البيانات الخاص بك. الرجوع إلى المخزون الخاص بك على أساس منتظم لمنع نفاد الإمدادات.
