كيفية إنشاء دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو ملف أو كتاب يسجّل فيه العمل جميع معاملاته المالية. في بداية كل سنة مالية ، يبدأ دفتر أستاذ عام جديد برصيد افتتاحي. خلال ذلك العام ، سيُدخل محاسب الحساب أو المحاسب في كل معاملة ، ويفصل بين الحسابات المعينة. يتم ذلك عادةً باستخدام رموز الحساب التي تم تعيينها من قِبل النشاط التجاري. لا يقتصر دور دفتر الأستاذ العام على مساعدة مسار العمل حيث ذهب المال ، ولكنه يساعد أيضًا على التنبؤ بما سيكون مطلوبًا في السنة المالية القادمة.

في أول خلية من جدول البيانات ، أو أعلى يسار في دفتر الأستاذ نسخة ، أدخل "رمز G / L". هذا هو المكان الذي سيتم إدخال رموز حساب دفتر الأستاذ العام. يتم تعيين كل رمز حساب إلى قسم أو فئة معينة ، مثل اللوازم المكتبية أو البريد أو الخدمات القانونية.

في الخلية الثانية من جدول البيانات ، أو المساحة الثانية في الصف الأول من دفتر الأستاذ ، أدخل "تاريخ الفاتورة". في هذا العمود ، سيدخل الشخص المسؤول التاريخ الذي حدث فيه الرصيد أو الخصم. أدخل "رقم الفاتورة" في الخلية التالية.

في الخانات أو الفراغات الثلاثة التالية ، أدخل "Requested By" و "Amount of Check" و "Paid To". الشخص المسئول عن الحفاظ على دفتر الأستاذ العام سيدخل من الذي طلب الشيك ، وكم من الذي قام بصياغته. في الخلية أو الفضاء التالي ، أدخل "الغرض" للسماح بالوصف التفصيلي للنفقات.

في الخلية النهائية أو مساحة دفتر الأستاذ في الصف الأول ، أدخل "الرصيد". أدخل رصيد البداية للسنة المالية في الخلية الأولى من هذا العمود أسفل العنوان.

أدخل صيغة لإدراج الرصيد المتبقي تلقائيًا في عمود "الرصيد" ، في حالة استخدام برنامج جدول بيانات مثل Microsoft Excel. سيكون بناء الجملة لهذه الصيغة هو "= الرصيد الأخير - مبلغ الشيك." في حالة استخدام دفتر أستاذ ، يجب أن يتم حساب الرصيد يدويًا.

نصائح

• إذا كان النشاط التجاري يستخدم حسابات فرعية متعددة تحت رمز G / L واحد ، مثل رموز اللوازم المكتبية المحملة على إدارات محددة ، استخدم علامات تبويب ورقة عمل مختلفة أو صفحات لدفتر الأستاذ لكل قسم باستخدام ميزانية ميزانية كل إدارة.