ودفتر الأستاذ العام هو المكان الذي تجمع فيه جميع معلومات وسجلات نظام المحاسبة للشركة ، وحيث يتم نشر جميع المعاملات. وهو أيضًا المكان الذي يتم فيه استخلاص معلومات البيان المالي (الميزانية العمومية ، بيان الدخل وبيان التدفقات النقدية). يجب أن يكون دفتر الأستاذ العام متوازناً ومحدثاً حتى تكون سجلات المحاسبة كاملة ودقيقة.
تحديد ما إذا كان دفتر الأستاذ العام في الميزان. دوريًا ، عادةً ما يكون شهرًا ، تكون كتب الشركة متوازنة ومغلقة. وهذا يعني أن أي قيود ضبط ضرورية يتم إجراؤها لتحقيق التوازن بين دفتر الأستاذ العام. البيانات المالية مستمدة من دفتر الأستاذ العام. يتم إجراء الإدخالات النهائية لإنشاء أرصدة البداية للفترة التالية - أي تحديث دفتر الأستاذ العام. لا يجب إجراء إدخالات الإقفال إلا عندما يكون دفتر الأستاذ العام متوازنًا للفترة الحالية. إذا كانت أرصدة البداية غير صحيحة لفترات لاحقة ، فستستمر كذلك في جميع الفترات التالية حتى يتم إجراء التعديلات الصحيحة.
قم بتشغيل تقرير ميزان المراجعة الذي يوضح أرصدة البداية وأرصدة الإنهاء. إذا كانت إجماليات رصيد بداية لا تساوي الصفر ، قم بتشغيل تقرير ميزان المراجعة مرة أخرى.الفترة التي تكون فيها أرصدة البداية تساوي الصفر هي المكان الذي تحدث فيه مشكلة عدم التوازن أولاً.
باستخدام نطاق التاريخ المعني ، اطبع تقرير مصدر تفاصيل دفتر الأستاذ العام لجميع المجلات والدُفعات.
راجع تقرير مصدر تفاصيل دفتر الأستاذ العام وحدد أي إدخالات غير مزدوجة. عند العثور على إدخال غير مزدوج ، ستحتاج إلى الرجوع إلى النسخة المطبوعة الأصلية للسجل للتعرف على الجزء المفقود من الإدخال.
ستحتاج إلى إدخال من جانب واحد لإدخال الجزء المفقود من الإدخال. لجعل إدخال من جانب واحد ، ربما ستحتاج إلى حقوق إشرافية للنظام.
لإدخال إدخال التعديل في المجلة العامة ، أدخل المجلة الأصلية ورقم الدُفعة وتاريخ الترحيل من السجل. في حقول إدخال البيانات ، أدخل فقط الحسابات والبيانات المفقودة. بمجرد اكتمال هذه الإدخالات ، قم بطباعة المجلة والتحديث العامين.
تأكد من أنك لم تعد غير متوازن. قارن بين الأرصدة الختامية لتقرير التجربة لتلك الفترة.
كرر العملية بأكملها لكل فترة لاحقة حتى تصل إلى الفترة الحالية ولم تعد غير متوازنة. من الآن فصاعدًا ، يجب أن تحتاج فقط إلى العمل مع الفترة الحالية ، لأنك قمت بتصحيح جميع الفترات السابقة ولن تغلق الكتب دون أن توازن أولاً بين دفتر الأستاذ العام.
تجدر الإشارة إلى أن دفتر الأستاذ العام يمكن أن يوازن ويظل غير صحيح ، وهذا يحدث عندما تسجل الديون الاعتمادات ولكن الترحيلات إلى حسابات خاطئة.
