يحتوي دفتر الرواتب على معلومات تتعلق بالأجور والمرتبات المدفوعة للموظفين. وغالبا ما تكون المعلومات لفترة محاسبة واحدة. ستحتاج الشركات إلى إنشاء دفتر أستاذ عام محدد لمعلومات كشوف المرتبات. قد يكون اسم آخر لهذا دفتر الأستاذ هو مجلة الرواتب. يمكن للمجلة الاحتفاظ بمعلومات أكثر من دفتر الأستاذ التقليدي. كل حساب يحمل معلومات تتعلق بالأجور والرواتب والمزايا وضرائب الرواتب وغيرها من المعلومات. تحتاج الشركات عادة إلى إعداد حسابات المصروفات والخصوم.
إنشاء حسابات مراقبة الرواتب. هذه هي حسابات دفتر الأستاذ العام الأعلى مستوى تتحكم في كل حساب تحتها. قد يكون رقم الحساب المسيطر هو 200500 للدائنين و 600500 للنفقات.
استخدام أرقام حساب مختلفة للأجور والرواتب. يجب أن تحتفظ حسابات الأجور بمعلومات للموظفين المدفوعة كل ساعة. يجب أن تكون حسابات الرواتب خاصة بتكاليف العمالة الثابتة. يجب أن يبدأ رقم الحساب في 200501 و 600501 (الدائنين والمصروفات) ، مع الاستمرار في هذا الشكل لكل حساب مطلوب.
قائمة كل ضريبة الرواتب على حدة في دفتر الأستاذ العام. وتشمل الضرائب على الرواتب الفيدرالية ، والولاية ، والضمان الاجتماعي ، والرعاية الطبية ، والبطالة. إنشاء حساب مصاريف لجزء صاحب العمل وحساب الدائن المقابل لكل ضريبة.
إدخالات جدول الرواتب على أساس الاستحقاق. على سبيل المثال ، قم بإعداد جدول الرواتب في نهاية كل أسبوع من كشوف المرتبات. نشر المعلومات في حساب المقابلة وحسابات الدفع.
تقييد الوصول إلى دفتر الرواتب إلى كبار المحاسبين. يجب أن يكون هؤلاء الأفراد هم الوحيدون الذين يمكنهم الوصول إلى دفتر الأستاذ لإجراء التغييرات.
