تتضمن البيانات المالية للشركة بيان الدخل ، الميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية. يلخص بيان الدخل الإيرادات والمصروفات والأرباح في فترة محاسبية. تسرد الميزانية العمومية الموجودات والمطلوبات وحقوق المساهمين ، ويلخص بيان التدفق النقدي التدفقات النقدية الداخلة والخارجة. البيانات المالية الدقيقة مهمة لأن الإدارة والمستثمرين والدائنين والمدققين الخارجيين يعتمدون على معلومات موثوقة وكاملة لتقييم الصحة المالية وأداء الشركات. تبدأ الدقة بإدخال دفتر اليومية وتنتهي بالرئيس التنفيذي الذي يوثق موثوقية المعلومات.
التأكد من دقة عملية إدخال البيانات ، والتي تتضمن إدخالات دفتر اليومية للمعاملات المالية ونشر إدخالات دفتر اليومية في دفتر الأستاذ. إذا قام متخصصو إدخال البيانات بإعداد أخطاء في الرياضيات أو إدخال البيانات في الحسابات الخاطئة ، فلن تتمكن حتى حزمة محاسبة معقدة من اكتشافها. التدريب والمراقبة العشوائية هما طريقتان لضمان مراقبة الجودة في عملية إدخال البيانات. في مقال "Northern Nevada Business Weekly" لشهر نوفمبر 2010 ، يوصي المحاسب العام المعتمد مايك بوسما بأن تقدم كتبة إدخال البيانات مع مخطط مطبوع لحسابات الشركة لاستخدامه كمرجع حتى يدخلوا البيانات في الحسابات الصحيحة.
التوفيق بين السجلات المحاسبية والسجلات الخارجية ، مثل البيانات المصرفية وفواتير الموردين وبيانات بطاقات الائتمان وغيرها من المستندات. يجب أن تتطابق الأرقام. على سبيل المثال ، يجب أن يتطابق الرصيد النقدي في الميزانية العمومية مع الرصيد الختامي في كشف حسابك المصرفي. وبالمثل ، ينبغي أن يوازن الرصيد الطويل الأجل بين الأرصدة الإجمالية للرهن العقاري وغيرها من وثائق القروض طويلة الأجل.
تحقق من أخطاء واضحة في الميزانية العمومية. في مذكرة توجيهية منشورة على موقعه على الإنترنت ، يوصي مركز إلينوي لتطوير الأعمال الصغيرة في جامعة ولاية إلينوي بأن يبحث أصحاب الأعمال الصغيرة عن أخطاء واضحة في الميزانية العمومية ، مثل الرصيد النقدي السلبي.
مراجعة بيان الدخل عن الأخطاء المحتملة. يجب ألا تكون تكلفة البضائع المباعة هي نفسها كل شهر ، نظرًا لتغير تركيبة مبيعاتك كل شهر. إذا كان لديك أصول ثابتة ، يجب أن يكون هناك إدخال لمصاريف الاستهلاك. تحقق من أنك قمت بإدخال تعديلات على المصروفات المتراكمة ولكن غير المدفوعة ، مثل مصروفات الفائدة ومصاريف الرواتب.
تحقق من قيامك بإجراء تعديلات على المصروفات غير النقدية في بيان التدفقات النقدية. يجب أن يتطابق الفرق في الرصيد النقدي الصافي بين الفترتين السابقة والحالية مع التغير في كشوف حسابك البنكي ، على افتراض أن عائدات القرض تمر عبر الحسابات المصرفية لنشاطك التجاري.
تابع مع محاسبك أو مدير المحل أو مشرف المستودع إذا لاحظت بعض الحالات الشاذة. على سبيل المثال ، قد يكون رصيد المخزون أعلى من المعتاد ناتجًا عن الكثير من العناصر المتقادمة أو المتوقفة في المخزون. قد يشير مبلغ المرتجعات المرتفع للمبيعات إلى مشكلة في مراقبة الجودة في منشأة التصنيع الخاصة بك أو في مرفق المورد الخاص بك.
