يسجل المحاسب العام عادة معاملات التشغيل في دفتر الأستاذ أو مستند المحاسبة. يتم تسجيل معلومات مفصلة عن المعاملات في دفتر الأستاذ الفرعي ؛ ثم يتم الإبلاغ عن جميع بيانات دفتر الأستاذ الفرعية في دفتر الأستاذ العام في نهاية ربع السنة أو السنة. تساعد أساليب المحاسبة في دفتر الأستاذ محاسباً أو محاسبًا على تسجيل المعلومات المالية للشركة.
ليدجر محدد
إن دفتر الأستاذ هو ملخص مالي يسرد معاملات التشغيل الخاصة بالشركة في عمودين - هما "debits and credits". ويجعل المحاسب المبتدئ أو محاسب الحسابات في الشركة إدخالات يومية لتسجيل هذه المعاملات. وبعبارة أخرى ، فإنها تقوم بالخصم وحساب الأرصدة. أنواع الحسابات تشمل الأصول ، والمسؤولية ، والمصروفات ، والإيرادات ، وحقوق المساهمين. يحاسب المحاسب المبتدئ للشركة حساب مصروفات أو موجودات لزيادة رصيده ، مع إضافة الرصيد إلى الحساب لتقليل قيمته. العكس هو الصحيح بالنسبة للإيرادات وحسابات الأسهم والمسؤولية.
دفتر الأستاذ الفرعي
إن دفتر الأستاذ الفرعي هو المستند الأول الذي يسجل فيه صاحب الحسابات معاملات الشركات. بمعنى من المعاني ، فإن دفتر الأستاذ الفرعي هو دعامة المعلومات المحاسبية في الاقتصادات الحديثة لأن جميع التقارير المالية تستند إلى بيانات دفتر الأستاذ الفرعي. كاتب الحسابات يجعل إدخالات دفتر اليومية في دفتر الأستاذ الفرعي. على سبيل المثال ، تقوم الشركة بإصدار شيك بمبلغ 1000 دولار لدفع فاتورة الكهرباء الشهرية. وتخصم محاسبية حساب مصروفات المرافق بمبلغ 1000 دولار ، وتعزو حساب النقد (الموجودات) لنفس المبلغ.
دفتر الأستاذ العام
يتضمن دفتر الأستاذ العام معلومات من دفاتر الأستاذ الفرعية ذات الصلة. على سبيل المثال ، يسجّل صاحب الحساب نفقات حساب 1000 دولار في دفتر الأستاذ الفرعي الخاص بالمورد أ. لدى الشركة خمسة موردين تشتري منها الكهرباء والغاز لأنشطتها التشغيلية. وتشير دفاتر الأستاذ الفرعية للمورد B والمورد C والمورد D والمورد E إلى مبالغ مستحقة الدفع تبلغ 000 2 دولار و 000 4 دولار و 000 1 دولار و 000 3 دولار على التوالي. يظهر حساب الأستاذ العام الخاص بالمرافق العامة للشركة ما مجموعه 11،000 دولار.
المحاسبة ليدجر
يسجل كاتب الحسابات المؤسسية عادة المعاملات في دفاتر الأستاذ الفرعية. (يخدم دفتر الأستاذ العام في المقام الأول في عمليات إعداد التقارير). ويقوم الموظف بإعداد إدخالات دفتر اليومية استنادًا إلى المعاملة ويطبق مبادئ المحاسبة للتأكد من دقة المبالغ المسجلة. كما يقوم أحد أصحاب الحسابات بإجراء تعديلات في نهاية الفترة لتسجيل المبالغ الصحيحة للنفقات المدفوعة مسبقاً. لتوضيح ذلك ، تدفع الشركة ستة آلاف دولار من رسوم التأمين لتغطية لمدة ستة أشهر. في نهاية الربع الأول ، يجب تسجيل 3000 دولار فقط في مصروفات التأمين. ويقيد صاحب الحساب حساب التأمين (الموجودات) المدفوع مسبقا بمبلغ 000 3 دولار ويخصم من حساب مصروفات التأمين نفس المبلغ.
تقارير دفتر الأستاذ
تتطلب معايير التقارير المالية الدولية ، أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية ، والمبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا في الولايات المتحدة ، أو مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا ، أن تصدر الشركة أربعة تقارير دفتر أستاذ عام. تتضمن هذه التقارير ، التي تسمى أيضًا البيانات المالية ، الميزانية العمومية ، بيان الدخل ، بيان التدفقات النقدية وبيان الأرباح المحتجزة.
