تقوم العديد من المنظمات بجدولة الموظفين للعمل 24-7 ، 365 يومًا في السنة لتلبية متطلبات العمل وتوفير مستوى أعلى من الخدمة مقارنة بالمنافسين. إن الجدولة الفعالة للموظفين من أجل تغطية هذه المناوبات تتطلب التوازن بين الطلب المتوقع ومستويات الخدمة المطلوبة وتوافر الموظفين والتكاليف. بما أن الأجور والاستحقاقات هي في الغالب أكبر البنود ضمن ميزانية الإدارة ، فإن دقة الجدولة لها تأثير مباشر على النتيجة النهائية. تعتمد العديد من الشركات على برامج الجدولة ، وتسمى أيضًا حزم إدارة القوى العاملة ، للمساعدة في هذه المهمة الهامة.
العناصر التي ستحتاجها
-
تقارير الإنتاجية
-
برنامج جداول البيانات
-
برنامج إدارة القوى العاملة (اختياري ، لكن موصى به)
كيفية جدولة الموظفين 24-7
فهم مهام العمل التي تتطلب تغطية الموظفين مثل الرد على مكالمات البيع الواردة أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعميل أو إدخال أوامر الفاكس. التعرف على أهداف الأعمال والمقاييس ومستوى توقعات العملاء لكل مهمة. تحديد متوسط الوقت اللازم لإكمال كل مهمة بفعالية. حدد أي عوامل يمكن أن تؤثر إيجابًا أو سلبًا على إنتاجية الموظفين.
حدد من الذي سيكمل العمل (مثل الممثلين والمديرين) وفي مواقع العمل. إذا كان هناك مواقع عمل متعددة ، فيجب معرفة ما إذا كانت هناك اختلافات في المنطقة الزمنية. ضع في اعتبارك مزيجك من الموظفين غير المتفرغين والموظفين بدوام كامل.
تعرف على أي من سياسات الشركة أو اللوائح القانونية التي قد تؤثر على قرارات الجدولة لديك. طلب مدخلات من إدارة الموارد البشرية الخاصة بك.
توقعات الطلب على الأعمال باستخدام البيانات والتقارير وبرامج التنبؤ. تحليل حجم العمل التاريخي لنفس الفترات الزمنية.ضع في اعتبارك تقلبات الطلب في المستقبل للموسمية ، وتغيرات المنتج ، والإعلان ، وظروف السوق ، ونمو الأعمال التجارية أو الانخفاض ، والعوامل الأخرى ذات الصلة. حدد الحجم الإجمالي للعمل المتوقع ، مقسمًا حسب الزيادات الزمنية مثل الشهر والأسبوع واليوم والساعة. من خلال إنشاء توقعات مفصلة للغاية ، يمكنك التنبؤ بدقة أكبر احتياجات التوظيف.
توقعات التوظيف الوظيفي ، وهي الساعات التي لن يكون الموظفون فيها متاحين لإكمال مهام العمل. وتشمل الاستثناءات الوقت المرضي ، ووقت الإجازة ، والإجازات ، والاجتماعات ، والتدريب. مراجعة المعلومات التاريخية وإنشاء افتراضات حول وقت الاستثناء المستقبلي.
إنشاء نموذج "التوظيف" ، "ما إذا كان" باستخدام برنامج إدارة القوى العاملة (WFM) أو Microsoft Excel. يجب أن تتضمن المدخلات المهام والإنتاجية وحجم العمل المتوقع وتوقعات الاستثناءات. وسوف تشمل المخرجات مستويات خدمة العملاء المتوقعة وتصاميم التوظيف والتصغير. عارضات ازياء.
وضع الصيغة النهائية لنموذج التوظيف / الطلب ، ثم وضع خطة لتغطية التحولات المطلوبة. جدولة كل من موظفي الخطوط الأمامية وموظفي الإدارة. تسمح العديد من الشركات للموظفين الذين لديهم الأقدمية وأفضل أداء وظيفي باختيار التحولات المطلوبة.
باستمرار رصد وتعديل الجداول الزمنية ، على أساس الاحتياجات التجارية المتغيرة.
نصائح
-
يقدم العديد من أرباب العمل حوافز للموظفين الذين يعملون في التحولات غير المرغوب فيها ، والتي يتم دفعها ضمن الأجر بالساعة أو كمكافأة.
نظرًا لأن حجم العمل يتقلب ، فمن الشائع جدولة عدد كافٍ من الموظفين للتعامل مع ساعات العمل الأكثر ازدحامًا أو ساعات الذروة داخل نقلة معينة ، ثم استخدام أوقات أقل نشاطًا للتدريب أو فترات الراحة.
تحذير
على الرغم من أن تغيير الجداول والمهام باستمرار قد يتوافق مع احتياجات عملك ، إلا أن الكثير من التغييرات قد تؤثر سلبًا على معنويات الموظفين. معظم الموظفين يفضلون جداول متسقة.
