كيفية جدولة مواعيد

لكي يعمل مكتبك بكفاءة وفعالية ، ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على جدولة مواعيدك بشكل صحيح. إن إتاحة الكثير من الوقت للمرور بين المواعيد سوف يؤدي إلى إضاعة الوقت الثمين وتقليل الإنتاجية. من ناحية أخرى ، يمكن أن تؤدي المواعيد الزائدة على المواعيد إلى أوقات انتظار طويلة من شأنها أن تثير غضب العملاء وربما تجعلهم ينهضون ويخرجون. هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار لإنشاء جدول زمني يفيد الجميع.

قرر ما إذا كنت تريد استخدام دفتر مواعيد أو برنامج كمبيوتر. كلاهما بنفس القدر من الفعالية ، على الرغم من أن الكمبيوتر يمكنه سحب المعلومات بسرعة أكبر من البحث عنها في كتاب. تتوفر برامج التعيين والبرامج على نطاق واسع في المتاجر وعلى الإنترنت. خيار آخر هو استخدام تقويم مجاني يستند إلى الويب للجدولة الخاصة بك. هذا يوفر ميزة الوصول من أي جهاز كمبيوتر.

حجب كل الأيام سيتم إغلاق مكتبك. قد يشمل ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات ومواعيد الإجازات وأي أحداث أخرى قد تتسبب في إغلاق المكتب. إن حجب هذه التواريخ في وقت مبكر سيضمن لك عدم حجز المواعيد بطريق الخطأ عندما لا يكون هناك أحد.

حجب ساعات اليوم التي لا تأخذ المواعيد. على سبيل المثال ، لا يجوز لك البدء في تلقي المواعيد إلا بعد الساعة التاسعة صباحًا ، ومن ثم قد تستغرق ساعة لتناول الغداء من الظهيرة حتى الواحدة ظهرًا. قد ينتهي يومك في المكتب في الساعة 5 مساءً ، لذلك لن ترغب في جدولة أي مواعيد بعد الساعة 4:30 مساءً.

حدد مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل موعد. قد يحدد مكتب الطبيب وقته في كتل خمس عشرة دقيقة بينما قد يختار صالون تصفيف الشعر لمدة ثلاثين دقيقة. إذا استغرق الموعد وقتا أطول من ذلك ، يمكن تخصيص فترتين زمنيتين لشخص واحد. على سبيل المثال ، قد يستغرق بيرم ساعة واحدة. يمكن لأداة تصفيف الشعر أن تضع جانبا نصف ساعتين من الوقت لذلك العميل.

قم بتحديد المواعيد بناءً على احتياجات العميل. إذا كان العميل يجب أن يكون المنزل في الساعة 3 مساءً. لأطفالها للنزول من الحافلة المدرسية ، سوف تحتاج إلى جدولتها لمدة 1 ظهرا موعد. دائما تبذل قصارى جهدك لاستيعاب العملاء.