تساعد إجراءات المكتب المكتوبة الأعمال بسلاسة وكفاءة أكبر. تحدد الإجراءات الأساسية ممارسات المكتب الأمامي: الإجراءات ، من يقوم بها وماذا يتم. للمكاتب مبادئ توجيهية لإدارة شؤون الموظفين والودائع النقدية والبريد الوارد والصادر والمراسلات والمبالغ المستردة.
التعامل مع البريد اليومي (موظف استقبال)
يتم فتح البريد الوارد وتكون المحتويات مؤتمتة. توضع الشيكات في صندوق "الإيداع". يتم فرز البريد حسب المستلم ويتم وضعه في حاوية بريد الشخص.
يقوم بإعداد الوديعة البنكية ويقوم بعمل نسخ من الشيكات المستلمة. يتم تدبيس المرفقات إلى نُسخ التحقق. يقوم بتسليم الشيكات ونسخ الإيداع والمرفقات إلى الحسابات المستحقة القبض.
يتم ختم البريد الصادر ونقله إلى مكتب البريد كل مساء.
إجراءات الهاتف
أجب على الهاتف من الحلقة الثالثة. التحية القياسية هي "صباح الخير ، شركة ABC ، يتحدث جون. كيف يمكنني مساعدتك؟" استجب "للحظة" فقط وضع المتصل قيد الانتظار.
تحقق من تقويم المكتب للموظفين الغائبين. إذا كان هناك غياب ، أخبر المتصل ، واسأل ما إذا كان بإمكان شخص آخر المساعدة. إذا كان الشخص في ، أعلن عن المتصل وأرسل المكالمة. إذا كان الخط مشغولاً ، أخبر المتصل ، وقدم بريدًا صوتيًا أو رسالة مكتوبة.
تتضمن الرسائل اسم المتصل ، والوقت والتاريخ ، وسبب المكالمة ، ورقم معاودة الاتصال. ضع الرسالة في فتحة بريد المستلم.
إدارة مستلزمات المكاتب (السكرتارية)
يتم جرد اللوازم القياسية وترتيبها شهريا. يتم فحص تقويم المكتب للمراسلات المجدولة وأي لوازم مطلوبة. وهي تعد نموذج طلب توريد المكتب ويخوِّله مدير المكتب قبل وضعه.
بالنسبة للإمدادات غير القياسية ، أكمل نموذج طلب الإمدادات وقدمه إلى السكرتير.
الحفاظ على التقويم المكتب (الأمين)
لديها مسؤولية لتقويم المكتب. عند جدولة اجتماع ، تحقق من التقويم للصراعات ، وأرسل الطلب إلى السكرتير.
يتم إدخال الرسائل الشهرية للعملاء والتسويق والترويج على تقويم المكتب. يمكن للموظفين المسؤولين عن هذه الرسائل إرسال التواريخ إلى السكرتير عبر البريد الإلكتروني.
مواعيد السفر عبر البريد الإلكتروني ، وغياب الموظف والإجازات للسكرتير.
تعويضات السفر ، والتحقق من الطلبات وبطاقات الائتمان
تتم معالجة تعويضات السفر أسبوعيا. استخدم نموذج السفر المعتمد. أدخل تاريخ المصاريف ونوع المصاريف وسبب النفقة. إرفاق إيصالات قابلة للقراءة عن النفقات. لا يتم تسديد أي مبالغ بدون إيصال.
استخدم نموذج طلب الشيك المعتمد لفحوصات غير منتظمة. أكمل معلومات المدفوع لأمره والتاريخ المطلوب ومبلغ الشيك وأقسام السبب. الحصول على موافقة من المدير أو المحاسب.
تتم معالجة بطاقات الائتمان شهريا. مطلوب إيصال لكل عملية شراء. أدخل اسمك ، والسبب في النفقات وغيرها من المعلومات التعريفية على الإيصال. يتم خصم أي رسوم بدون إيصالات ، ورسوم شخصية ، من راتب الموظف.
مدفوعات العملاء والفواتير
يتم تسليم طلبات العملاء المكتملة مرتين يوميًا إلى A / R من قبل كاتب الشحن ويتم إصدار فاتورة بها في نهاية يوم العمل.
يتم تطبيق الإيداعات اليومية التي تتلقاها A / R مع نهاية يوم العمل.
