حتى في مكتب الشخص الواحد ، يعد تنظيم إجراءات المكتب أمرًا أساسيًا للتشغيل الفعال لأعمال تجارية. إن إنشاء مجموعة من الإجراءات المنظمة يجعل إدارة العمل أسهل ويقلل من الوقت اللازم للمهام العامة مثل الإيداع والشراء والقيام بالأعمال الورقية الأساسية.
العناصر التي ستحتاجها
-
كانت لك في هذا الحدث
-
طابعة
-
ثلاثة عصابة الموثق
إنشاء قائمة من الإجراءات التي تحتاج إلى تنظيم. تأكد من إدراج جميع الإجراءات المكتبية التي تتوقع القيام بها في المستقبل ، حتى لو كانت تتم بشكل غير منتظم.
تحديد الشخص المسؤول حاليا عن كل إجراءات المكتب. إذا كان أكثر من شخص واحد مسؤولاً ، فحدد الشخص الذي ينفذ الإجراء بأكبر قدر من الفعالية ، أو من هو الأكثر توضيحًا لوصف الإجراء.
اطلب من كل شخص أن يكتب وصفاً مفصلاً لكيفية قيامه بإجراء كل مكتب. تأكد من أن كل شخص يتبع تنسيقًا واضحًا خطوة بخطوة من خلال تقديم نموذج أو نموذج لكيفية كتابة وصف كل إجراء للمكتب. اطلب من كل شخص تقديم نسخة من وصفه في تنسيق مستند معالجة نصوص شائع.
ضم جميع أوصاف إجراءات المكتب في مستند رئيسي واحد ، منظم في فصول حسب الوظيفة. على سبيل المثال ، تجميع كافة الإجراءات المحاسبية في فصل واحد ، كل إجراءات الشحن في فصل آخر.
قم بطباعة الوثيقة كاملة وتقديم ما لا يقل عن حلقة واحدة من ثلاثة عصابات مع جميع الإجراءات المكتبية لموظفيك. تزويد كل موظف بوثيقة منفصلة تغطي جميع إجراءات المكتب التي يتحمل مسؤوليتها ، والتأكد من أن جميع الموظفين يقرؤون الوثائق المتعلقة بإجراءات المكتب التي يقومون بها بانتظام.
