كيفية كتابة إجراءات المكتب الإداري

تستخدم الشركات أدلة إجراءات إدارة المكاتب لتدريب الموظفين ، وإنشاء أو شراء برامج ، وتحسين الكفاءة في المكتب. يعتبر البرنامج جزءًا كبيرًا من العمليات المكتبية ويتطلب إجراءات لتحديد عمليات الكمبيوتر مثل الأمان وإنشاء قاعدة البيانات والوصول إليها وبروتوكول البريد الإلكتروني وحماية الفيروسات. غالبًا ما يشتمل دليل الإجراءات على مخططات انسيابية تساعد في إنشاء أو شراء برامج تلبي احتياجات مكتبك.

مسؤولو المكاتب مسؤولون عن معالجة السجلات والمستندات وإدارتها ؛ التحضير للاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات الخاصة. اتخاذ ترتيبات السفر. والتواصل مع العملاء والإدارة والموردين والموظفين. يصف دليل الإجراءات الفعال ممارسات المكتب بوضوح وبأكبر قدر ممكن من التفاصيل. يجب أن يكون الموظف الجديد قادرًا على الرجوع إلى الدليل للحصول على معلومات حول إجراءات المكتب.

العناصر التي ستحتاجها

• 3-حلقة الموثق

• كانت لك في هذا الحدث

كيفية كتابة إجراءات المكتب الإداري

التعرف على الإجراءات

سيتألف دليل إجراءات إدارة المكاتب من عدة إجراءات. ابدأ بأعلى مستوى ، معظم الإجراءات العامة ، وقلل من التفاصيل الأكثر تفصيلاً. يجب أن يكون هناك مخطط انسيابي عالي المستوى يشير إلى كيفية تناسب كل إجراء في هذه الفئة. تجعل مخططات انسيابية تدريب الموظفين الجدد أمرًا سهلاً للغاية حيث إنه يمثل تمثيلًا بيانيًا لتدفق العمل. المثال التالي هو مثال بسيط على بعض إجراءات المكتب.

1. مكتب السجلات

1.1 مستلزمات المشتريات 1.2 حفظ 1.3 معالجة البريد 1.4 الجدولة

1.3 معالجة البريد

1.3.3 تلقي البريد -> 1.3.4 فرز البريد -> يتطلب استجابة فورية -> نعم -> وضع علامة كمستعجل -> تسليم لا -> عدم وضع علامة -> تسليم

عند كتابة الدليل ، قدم تفاصيل مكتوبة لكل عنوان فرعي. فمثلا:

1.3.3 استلام البريد يتم فرز البريد في غرفة البريد ويتم تسليمه إلى كل صندوق بريد بالقسم في الساعة 10 صباحاً. يقوم مساعد المكتب بالتقاط البريد ، وفرزه (انظر 1.3.4) ، ويحدد ما إذا كان البريد يتطلب استجابة فورية (انظر 1.3.5).

جمع المعلومات الإجرائية

هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في عملية الكتابة وسوف تتطلب معظم الوقت. تأكد من فهم الإجراء الذي تصفه ونطاق المشروع. فهم الجمهور لهذا الإجراء وكيف يتناسب مع الإجراءات ذات المستوى الأعلى. من هم الموردين لهذا الإجراء؟ من هم الملاك وخبراء الموضوع؟ من هم الزبائن؟ عندما يكون لديك فهم واضح لما سبق ، اتبع الخطوات التالية:

1. اكتب مجموعة من الأسئلة المقابلة. ما الذي تحتاج إلى معرفته لكتابة إجراء تفصيلي؟
2. إجراء المقابلات وتوثيق النتائج.
3. إنشاء مخطط انسيابي يصور المدخلات في العملية ، وخطوات العمل ، والمخرجات.
4. قم بمراجعة المخططات الانسيابية التي قمت بإنشائها مع مالكي العملية للتأكد من دقتها.

اكتب مسودة الدليل

اختر صيغة للدليل وتأكد من توافق الإدارة مع هذا الشكل. الخطوط العريضة للدليل بأكمله. لا تريد إعادة كتابة الدليل نظرًا لعدم وجود اتفاق على الشكل أو المحتوى. استخدام الموثق 3 الدائري بحيث يمكن إجراء التغييرات والتحديثات بسهولة. تضمين ما يلي لكل إجراء موثق:

• عنوان
• المقدمة
• نظرة عامة
• تاريخ المراجعة
• مالك الإجراء - استخدم العناوين بالشكل المناسب وتجنب استخدام الأسماء الشخصية
• مخطط انسيابي مع أوصاف خطوة بخطوة
• تعريفات
• المواد أو البرامج المستخدمة في الإجراء
• الرسوم التوضيحية والجداول والمخططات والرسومات بالشكل المناسب

مراجعة وتحرير

اطلب مراجعة الدليل من قِبل فريق الإدارة المسؤول ، ومالك الإجراء ، وعميل الإجراء. إذا كان العميل خارجيًا للمؤسسة ، فتأكد من الحصول على موافقة الإدارة قبل طلب إجراء مراجعة.

قد ترغب في أن يقوم شخص آخر غير المؤلف بكل خطوة في العملية لاختبار دقتها واكتمالها. إذا كانت هناك قيود قانونية ، فتأكد من قيام مؤسستك القانونية الداخلية بمراجعة دليل الامتثال.

تحليل وتصحيح أي عيوب وجدت أثناء عملية المراجعة ، وكتابة النسخة النهائية. الحصول على تواقيع الموافقة النهائية على المستوى المناسب قبل نشر المستند.

قم بتعيين مالك واحد للدليل المسؤول عن توثيق التحديثات.