من وقت لآخر ، قد يحتاج العمال إلى تحديث ذكرياتهم حول كيفية أداء مهام معينة. وبالمثل ، سيحتاج الموظفون الجدد إلى منظمة ما إلى تعلم الحبال في أسرع وقت ممكن دون الحاجة إلى الاستمرار في مقاطعة المشرفين أو زملاء العمل بمسائل لا حصر لها. يقوم دليل إجراءات المكتب بإنجاز هذين الهدفين مع توفير بروتوكولات مكتوبة وتوقعات للأداء يمكن الرجوع إليها لاحقًا في تقييم الموظف ووثائق الإجراءات التأديبية.
حدد الغرض من دليل المكتب الذي ترغب في تطويره ونطاقه. يقع محتوى أدلة المكاتب بشكل عام في فئتين: (1) كيفية التفاعل مع الناس و (2) كيفية أداء مهام محددة بما في ذلك تشغيل المعدات اللازمة لإنشاء وإدارة وتقديم السلع والخدمات. وكثيرا ما تشمل أدلة المكتب أيضا المخططات التنظيمية ، وأدلة الموارد ونماذج العينات. يعتمد تعقيد دليل المكتب على هوية المستخدمين المستهدفين. إذا كان المحتوى يتعلق ، على سبيل المثال ، بعلاقات العملاء وكيفية معالجة الشكاوى ، فلن يكون من المنطقي تضمين فصول حول كيفية عمل الرافعة الشوكية أو كيفية التعامل مع المواد الخطرة.
قرر عرض الشكل الذي يناسب احتياجات شركتك. وبينما يُنظر عادةً إلى أدلة المكتب كإرشادات تُطبع على الورق وتوضع في مجلدات ثلاثية الحلقة بعلامات تبويب مقسمة موضوعية ، فتحت التكنولوجيا الباب أمام أساليب أكثر إثارة - فضلاً عن أكثر اقتصادا - لإيصال المعلومات. فكر مثلاً في ما إذا كان دليل الإجراءات عبر الإنترنت سيسهل على الموظفين الوصول إلى المعلومات بسهولة عن طريق إدخال كلمات رئيسية. قد يسهل التنسيق الإلكتروني أيضًا عملية تحديث ومراجعة المحتوى بالإضافة إلى تضمين محتوى صوتي ومظاهرات فيديو لتعزيز التعلم.
قم بعمل قائمة بجميع موضوعات الفصل التي تريد أن يتناولها الدليل. إذا قررت ، على سبيل المثال ، كتابة إرشادات حول كيفية تشغيل قطع مختلفة من المعدات المكتبية ، يمكنك تحديد أقسام فردية لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الفاكس وأنظمة الهاتف والميكروفيش وآلات النسخ وأنظمة التسجيل وأجهزة قياس البريد وأجهزة التجميع. قرر ما إذا كنت ستكتب كل المحتوى بنفسك أو تحدد المسودة الأولى لكل قسم للأفراد الذين هم على دراية جيدة في الموضوع.
تنظيم الخطوات الإجرائية من المفاهيم الأكثر بساطة إلى تلك الأكثر تعقيدًا. ضع في اعتبارك ما إذا كان إدراج الصور الفوتوغرافية أو الرسومات أو الجداول أو الرسومات الأخرى سيكمل فهم المستخدم للمادة. توفير مسرد من المختصرات والمصطلحات الخاصة بالمهام. حيثما كان ذلك عمليًا ، قدم أمثلة حول كيفية ملء طلبات الشراء ، ومطالبات نفقات السفر ، وطلبات الإجازة ، وأوراق الوقت ، وإيصالات العملاء ، وغيرها من النماذج التي تستخدمها الشركة.
ضع إطارًا زمنيًا لإكمال كل قسم من الدليل الجديد. إذا لزم الأمر ، يمكنك جدولة فترة زمنية كل يوم للبحث عن المحتوى وكتابته ومراجعته وتجميعه.
اطلب مراجعة المحتوى من قبل موظفي الموارد البشرية والموظفين القانونيين قبل النشر لضمان أن تكون لغته واضحة ومرتبة ومتسقة مع الولايات والأنظمة الفيدرالية للولايات. قدّم لكل متلقٍ من الدليل ورقة توقيف تشير إلى موافقته على قراءة المادة والالتزام بتوجيهاته.
نصائح
-
يجب اعتبار دليل المكتب دائمًا عملاً قيد التقدم ، وبالتالي ، يتم مراجعته على أساس مستمر لضمان أن يكون المحتوى انعكاسًا دقيقًا للإجراءات التي يتم اتباعها والمعدات المستخدمة في تنفيذ هذه المهام.
