يتم كتابة خطاب التعهد من قبل طرف إلى آخر ، يصف نطاق العمل الذي سيتم تقديمه. هذه الرسائل شائعة مع المقاولين ومقدمي الشحن والمستثمرين العقاريين. ورغم أن العقد ليس عقدًا ، إلا أنه يمثل تأكيدًا على التوقعات والاتفاقيات التي نوقشت سابقًا. اكتب خطابًا بالتعهد بلغة واضحة وموجزة لتجنب الارتباك.
جوانب اتفاق رسمي
خطاب التعهد ليس عقدًا. يتم توقيع العقود من قبل كلا الطرفين وغالبا ما تحتوي على التنازلات والكثير من المصطلحات القانونية. في حين أن خطاب التعهد ليس عقدًا ، فهو اتفاق رسمي مع نتائج ملزمة قانونًا في المحكمة. تشير الرسالة إلى نية المرسل مع تفاصيل حول كيفية إنجاز المشروع. يوقع المرسل على الرسالة بحسن نية مع العلم أن كلا الطرفين قد وافق بالفعل على الشروط. يتوقع المستلمون وصول الرسالة ولا ينبغي أن يفاجأوا بمحتوياته.
مخطط واضح للنوايا
يشير خطاب التعهد بوضوح إلى نوايا المرسل باستخدام لغة واضحة. تشمل النوايا تاريخ البدء والتكلفة والمدة المتوقعة حتى اكتمال المشروع. تلخيص التكاليف وفقًا للشروط المتفق عليها ، سواء للمشروع بأكمله أو على أساس كل ساعة أو كل يوم.
الرسالة توضح بوضوح العمل الذي يتعين القيام به. على سبيل المثال ، يشير خطاب تعهد الرسام إلى أي جزء (أجزاء) من المنزل سيتم رسمه ، مثل الداخلية أو الخارجية ، لتحديد الألوان التي سيتم استخدامها. أي معدات مثل السقالات مذكورة أيضًا في الرسالة مع أي تكاليف إضافية أو احتياجات متوقعة مثل الوصول إلى العقار. الرسام هو مؤلف الرسالة ، ويقدمها إلى صاحب المنزل قبل أن يبدأ العمل.
شروط الإنهاء
في حين أن خطاب التعهد مكتوب وموقع من طرف واحد فقط ، فإنه يستند إلى اتفاق متبادل. على هذا النحو ، فإن الأطراف لها الحق في إنهاء العقد. يتم سرد أسباب قابلة للحياة لإنهاء في الرسالة. قد تتضمن الأسباب فترات تأخير مطولة ، أو تكاليف غير متوقعة أو انتهاكات أخرى للاتفاقية.
كيفية تنسيق خطابات التعهد
تستخدم ممارسة التنسيق القياسي لحروف الأعمال هامشًا واحدًا متساويًا من جميع الجوانب. استخدم خطوطًا احترافية مثل Times New Roman أو Arial بحجم خط 11 أو 12 نقطة. استخدم تنسيق التنسيق مع جميع الأسطر بدءًا من الهامش الأيسر بمسافة واحدة بين كتل المعلومات. الكتلة الأولى هي اسم المرسل ومعلومات الاتصال متبوعة بالكتلة الثانية ، وهو تاريخ الرسالة. والكتلة التالية هي اسم المستلم ومعلومات الاتصال به تليها التحية ثم الجسم الرئيسي للمعلومات. حافظ على الاختتام المهني ، وتوقيع الرسالة بالحبر الأسود أو الأزرق.
