لا تعتمد على المكالمات الهاتفية لتحصل على النتائج التي تحتاجها. عند التحدث عبر الهاتف مع خدمة العملاء أو شركات التأمين أو الشركات أو أي شخص آخر حول موضوع هام ، يجب عليك المتابعة بخطاب تأكيد لإنشاء سجل مكتوب للاستخدام في المستقبل.
العناصر التي ستحتاجها
-
معالج الكلمات
-
ورقة
-
ظرف
-
ختم
رسالة التأكيد هي طريقة لعمل سجل مكتوب للمحادثة الهاتفية التي يمكن استخدامها في وقت لاحق لإثبات ما تمت مناقشته. رسالة التأكيد تنجز ثلاثة أشياء: 1) تساعد الأطراف على تتبع المسؤوليات ؛ 2) يخبر المرسل إليه أن المحادثة لن تنسى ؛ و 3) يمكن استخدامها كدليل في إجراءات المحكمة لإثبات نسختك من الأحداث.
خطّط لخطابك قبل محادثتك الهاتفية عن طريق وضع قائمة مرجعية بالأشياء التي تناقشها. لكل بند مناقشة ، حدد من المسؤول ومتى سيتم إنجاز هذا البند. إذا كانت هناك أي حالات طارئة ، حددها.
بعد محادثتك الهاتفية ، ابدأ بكتابة رسالتك. تضمين تاريخ ، المرسل إليه وخط الموضوع. اكتب الرسالة بوضوح وبإيجاز. يجب أن تكون الرسالة واقعية ودقيقة. اترك التعليق والتكهنات والعواطف. كقاعدة عامة ، لا تستخدم نقاط التعجب. لا تحاول ترويع أو التسلط. تذكر أن الرسالة قد تكون في نهاية المطاف تقرأ على قاضٍ أو هيئة محلفين ، وأنت لا تريد أن تصادف أنها بغيضة أو غير معقولة.
ابدأ الرسالة مع "هذه الرسالة لتأكيد محادثتنا الهاتفية في date بخصوص ___"ثم وصف بدقة ما تم مناقشته بتحديد من الذي قال ما. تأكد من تضمين كافة المعلومات الهامة ، بما في ذلك من المسؤول عن عنصر الإجراء ، عند اكتماله ، وأي حالات طوارئ. إخلع الرسالة مع" الرجاء أبلغني كتابيًا في أقرب وقت ممكن إذا كان أي شيء موضح أعلاه غير دقيق. "ثم قم بتوقيع الرسالة.
تأكد من عمل نسخة من الرسالة الموقعة والاحتفاظ بها ، ثم أرسلها بالبريد. إذا كان موضوع الرسالة حرجًا ولديك سبب للاعتقاد بأن المرسل إليه قد يرفض استلام الرسالة ، فيجب إرسال الرسالة عبر البريد المعتمد. إذا كان لديك عنوان البريد الإلكتروني المرسل إليه ، فستكون رسالة البريد الإلكتروني على ما يرام.
