يستخدم نظام المحاسبة المتكامل برنامجًا ميسور التكلفة وسهل الاستخدام. حتى الشركات الصغيرة يمكنها شراء مثل هذا النظام ، والذي يتضمن العديد من الوظائف والميزات المصممة لتكون متوافقة مع بعضها البعض. غالبًا ما يشتمل النظام المتكامل على الحسابات المستحقة الدفع والمبالغ المستحقة والأصول الثابتة ووحدة إدارة المخزون - وكلها متصلة ببعضها البعض ودفتر الأستاذ العام.
الدلالة
الميزة الرئيسية لنظام محاسبة متكامل هي إدخال المعلومات مرة واحدة ويتم مشاركتها مع وحدات أخرى ، بما في ذلك دفتر الأستاذ العام. يتم استخدام قاعدة بيانات واحدة للمعلومات والوصول إليها من قبل جميع التطبيقات. لا يمكن تحقيق هذا المستوى من الكفاءة من خلال نظام غير متكامل ، حيث قد يلزم إدخال البيانات نفسها بشكل متكرر في وحدات مختلفة. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم وحدة حسابات غير متكاملة قابلة للدفع ، فستحتاج إلى إدخال قيود دفتر اليومية في دفتر الأستاذ العام للتعرف على التغييرات في النقد والمصروفات والحسابات المستحقة الدفع ، وهو عبء ضخم لأي قسم محاسبة.
أنواع
يمكن تصميم الأنظمة المتكاملة للصناعات المحددة ، مثل التصنيع ، حيث يتم دمج وحدة محاسبة التكاليف مع دفتر الأستاذ العام وتسمح بنقل المعلومات بسهولة بين البرنامجين. في بعض الأحيان يتم شراء البرامج بشكل منفصل ، ويتم دمجها في وقت لاحق. تقوم الشركات الكبيرة في كثير من الأحيان بتطوير أنظمة مخصصة داخل الشركة ، وهي أغلى ثمناً ولكنها تعمل بشكل جيد مع خدمة ودعم العملاء داخل الشركة.
فوائد
الفائدة الرئيسية لنظام محاسبة متكامل هي زيادة الكفاءة. على سبيل المثال ، عندما يتم إجراء عملية بيع ، يتم تقليل المخزون تلقائيًا مع الاعتراف بالبيع في دفتر الأستاذ العام. ليست هناك حاجة للتدخل اليدوي أو خطوة ثانية في هذه العملية - كل ذلك يتم في نفس الوقت من خلال النظام المتكامل ، وهو مستوى من الكفاءة متاح فقط مع هذا النوع من البرامج.
الاعتبارات
عند مراجعة أنظمة المحاسبة المتكاملة ، ابحث عن حلول طويلة الأجل لنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط للبيع عبر الإنترنت أو البيع بالتجزئة ، فتأكد من أن النظام الذي تختاره يمكنه استيعاب هذه الاحتياجات لاحقًا دون مشكلات كبيرة. علاوة على ذلك ، يجب مراعاة التكاليف طويلة الأجل لمثل هذا النظام ، بما في ذلك الإصدارات الجديدة وتدريب الموظفين. إذا قمت بشراء نظام ولم تحصل على إصداراته الجديدة بوظائف وتحديثات جديدة ، فقد تفقد فرص الكفاءة في عملك.
