في يوم وعمر التكنولوجيا ، وعمليات التكرار ، تيرابايت ، غيغابايت ونسخ مكررة من المعلومات ، إدارة السجلات هي ممارسة حاسمة ولكن حاسمة يجب أن تكون جميع المنظمات قد سمحت. في كثير من الأحيان ، أصبح نهج الحفاظ على ملفات البيانات هو الخبز والزبدة في اتخاذ القرارات التجارية الجيدة.
ما إدارة السجلات ينطوي
تشمل إدارة السجلات مجالات متعددة لجمع البيانات وتخزينها والتدمير المناسب في نهاية المطاف. يتم تقسيم العلم إلى فئات متعددة: الإدخال والتجميع ، التخزين ، التكرار والنسخ الاحتياطي ، والتقليل. يحدد الإدخال والتحصيل بروتوكولات للموظفين لمتابعة كيفية إنشاء البيانات ونظام الإيداع الذي يجب اتباعه لسهولة الاسترداد لاحقًا. كما يحدد ما ينبغي الاحتفاظ به وما لا ينبغي. يمكن أن يتضمن التخزين كل من الملفات الورقية والإلكترونية ويقوم بتأسيس معلمات على وسائل التخزين المسموح بها وما هي غير (مثل محركات الأقراص الصلبة مقابل المجلدات الورقية مقابل الشبكات أو محركات أقراص فلاش). يتضمن التكرار والنسخ الاحتياطي الاحتفاظ بنسخ أمان من المعلومات الهامة في حالة وقوع كارثة. وأخيراً ، يحدد التخفيض الطرق المسموح بها لتدمير البيانات والقضاء عليها من أنظمة الأعمال.
المساعدة الإحصائية لصنع القرار
تتيح إدارة السجلات سهولة جمع الإحصائيات. يعتمد الكثير من قرارات صنع القرار على تحليل الاتجاهات. يتم تطوير تحليل الاتجاه وبناءه على أساس أنماط البحث في المعلومات والبيانات والتوصل إلى استنتاجات حول سلوك تلك الأنماط. كلما كانت إدارة المعلومات أفضل ، كان تحليل التوجه الأفضل والمعرفة المرتبطة بالأعمال التجارية تميل إلى أن تكون.
تجنب فقدان المعلومات
عنصر رئيسي آخر لإدارة السجلات هو منع فقدان البيانات. يمكن أن يحدث ذلك بسهولة شديدة: يتم حذف الملف ، ويتم تقطيع المجلد الخطأ ، ويخرج موظف سيء من المبنى ببيانات حساسة.
تتأكد إدارة السجلات من وجود عمليات وقائية قائمة لتنظيم المعلومات وتسجيلها بطريقة محمية. بعد ذلك يتم تشغيل عمليات التكرار مثل أنظمة النسخ الاحتياطي ومستودعات النسخ المتعددة ، لذا إذا تم تدمير نظام ملفات واحد ، فيمكن استبداله بسرعة بنسخة حديثة. وأخيرًا ، تساعد الإجراءات الأمنية على تسجيل السجلات التي يتم العبث بها والتي يمكن أن تعرض رفاهية الشركة ومصالحها للخطر.
الفوائد التنظيمية
تعمل إدارة السجلات على تحسين الكفاءة. يتم العثور على البيانات بشكل أسرع وأسهل ، ويتم تحسين عملية صنع القرار عن طريق التحليل الفوري واسترجاع المعلومات. تحسين حفظ السجلات يقلل من نفايات الموارد. تستخدم مساحة أقل من الورق ونظام التخزين عند اتباع البروتوكولات المناسبة. يتم تجنب التدمير العرضي والخسارة الدائمة عندما تضمن إدارة السجلات المناسبة وجود نسخ احتياطية حديثة. تحتفظ إدارة السجلات أيضًا بمسار ورقية للمساعدة في الدفاع عن إجراءات الشركة أثناء التقاضي. وأخيرًا ، تساعد إدارة السجلات في الحفاظ على تنظيم جيد عند التعامل مع العملاء أو المشاريع والاستجابة لها وتقديمها. من خلال الاحتفاظ بنظام جمع المعلومات المنظم ، يمكن استرداد البيانات والمعلومات القيمة عند الحاجة إلى عميل أو مشروع محدد.
الاستعانة بمصادر خارجية كخيار
ترغب العديد من الشركات في البقاء ملتزمًا بتخصصاتها الأساسية ولا تريد أن تزعج نفسك للحفاظ على أنظمة البيانات. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يكون من المفيد جدًا استخدام شريك أو بائع للحفاظ على تصميم وإدارة السجلات بحيث يمكن للشركة العميل التركيز فقط على أعمالها الأساسية. تتلخص الإدارة فقط في سداد قيمة الخدمة التي يتم من خلالها تجميع المعلومات المؤمنة والحفاظ عليها حيث يحتاج العميل إليها من أجل اتخاذ القرار. وقد انتقلت العديد من الشركات الكبرى نحو هذا الاتجاه لتكون أكثر كفاءة ، وأحيانا الاستعانة بمصادر خارجية فقط خدمات النسخ الاحتياطي وغيرها تحول أنظمة تسجيل كاملة للبائعين لإدارة أفضل.
