يعتمد نجاح الأعمال على كيفية إدارة الأصول والعمال. الإدارة السليمة ستزيد من فرص الأعمال لتبقى تنافسية في السوق. إن أحد مفاتيح إدارة الأصول داخل النشاط التجاري هو الاحتفاظ بسجلات شاملة ومفصلة لجميع العناصر المتعلقة بالأعمال. تتمتع جميع الشركات الناجحة بممارسات جيدة في إدارة السجلات وتستخدم هذه المعلومات لاتخاذ القرارات المحسوبة لتبقى قادرة على المنافسة. في ما يلي بعض أعراض نشاط تجاري ذي إدارة سجل ضعيفة.
تتبع تدفق الأموال
واحدة من أكبر أعراض ضعف إدارة السجلات هو عدم القدرة على تتبع تدفق الأموال. يتضمن التدفق عمليات شراء للأعمال التجارية ، ومبيعات المنتجات ، وأحيانًا دفعات للموظفين. هناك حاجة إلى جميع هذه العناصر لتقييم مجالات العمل حيث تحتاج إلى إجراء التغييرات. يجب أن تكون الأعمال الناجحة قادرة على الموازنة بين الاحتياجات المالية لمناطق معينة وموازنتها ، وكذلك النفقات التي يمكن قطعها عن العملية. إذا كانت الشركة غير قادرة على موازنة سجلاتها المالية ، فإن ذلك يعتبر علامة واضحة على ضعف إدارة السجلات.
أهداف الأعمال الغامضة
سيحدد النشاط التجاري الناجح الأهداف والغايات التي من شأنها تحدي نمو الأعمال. لا تستطيع الشركات التي تعاني من ممارسات إدارة السجلات السيئة وضع أهداف واقعية لأنها لا تعرف ما هي المجالات التي يتفوق فيها النشاط التجاري وأين يجب إجراء التغييرات. إن علامة واضحة على الأعمال التجارية ذات المهارات الإدارية السيئة للإدارة هي واحدة ذات أهداف سوقية غامضة أو توقعات غير واقعية لنمو الشركة. مثال واحد هو تحديد أهداف المبيعات ولكن عدم القدرة على توزيع المنتج في الوقت المناسب. إن الأعمال الناجحة ذات السجلات الجيدة ستحدد أهدافًا واقعية كل عام وتحقق معظمها.
غرامات حكومية أو غرامات
غالباً ما تتعرض الشركات التي تحتفظ بسجلات ضعيفة إلى مشكلة قانونية مع الهيئات الحكومية التي تتعامل مع ترخيص الأعمال. السجلات ضرورية لتنظيم إدارة الأعمال وتحتاج إلى تحديثها باستمرار. سوف تطلب الوكالات الحكومية الاطلاع على سجلات الأعمال عند تدقيق الأعمال أو تقييمها. إذا كانت الشركة غير قادرة على عرض سجلات دقيقة وحديثة ، فقد يتم تغريمها أو قد يتم إيقاف العمل مؤقتًا. إن فرض عقوبات متكررة على الأعمال التجارية للعديد من الانتهاكات هو علامة أخرى على أن الشركة تواجه مشكلة في متابعة أعمالها واحتياجاتها لإجراء تغييرات على عادات حفظ السجلات الخاصة بها.
