تصف JISC InfoNet إدارة السجلات بأنها الإدارة المنتظمة لجميع السجلات مع المعلومات أو البيانات التي تحتوي عليها. في الماضي ، كانت هذه السجلات مخزنة في شكل ورقي وكان لكل منظمة كبيرة سجل ، كان يديره في بعض الأحيان جيش من الكتبة. واليوم ، أصبحت أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية تتولى. تتميز كل من أنظمة إدارة السجلات اليدوية والإلكترونية بميزات واضحة فضلاً عن عيوبها.
استرجاع البيانات والمشاركة
أحد الأسباب الرئيسية وراء غياب العديد من المنظمات هو السهولة التي يسمح بها النظام الإلكتروني باسترجاع المعلومات ومشاركتها. عندما يتم الاحتفاظ بالبيانات على الورق وتخزينها في السجل ، فإن استرجاعها يمثل تحديًا. علاوة على ذلك ، لا يمكن استخدام المعلومات إلا من قبل فرد واحد في كل مرة. بينما تحل الأنظمة الإلكترونية هذه المشكلة ، فإنها تأتي أيضًا مع تحديات أخرى.
تكلفة المعدات وإمكانية لتقادم
عندما تكون هناك منظمة بلا أوراق ، هناك كميات ضخمة من البيانات الموجودة على الورق والتي يجب مسحها وتخزينها في شكل رقمي. تكلف الأجهزة والبرمجيات اللازمة لهذه العملية مبلغًا كبيرًا من المال. وإذا وضعنا التكاليف الأولية جانباً ، فإن العيب الكبير في الأنظمة الإلكترونية هو أن الأجهزة والبرمجيات أصبحت عتيقة في وقت قصير نسبياً. قد تتطلب الأجهزة تغييرها في أقل من 18 شهرًا بينما تتغير البرامج كل 2-3 سنوات.
الأنظمة الإلكترونية والناس القضية
يتطلب تنفيذ نظام إدارة السجلات الإلكترونية تغييرًا في مواقف الموظف. وينظر إلى أي تغيير جذري في المنظمة من قبل العديد من الموظفين الذين ليسوا متأكدين من كيفية تأثير هذه التغييرات عليهم. عندما يتم استبدال الطرق القديمة لتنظيم الملفات بأخرى جديدة ، يشعر الموظف بفقدان السيطرة وهذا يحتاج إلى معالجة من خلال تأكيدات من صاحب العمل - ويدعمها نجاح النظام المنفذ.
الأمن وقضايا أخرى
مع زيادة مشاركة المعلومات التي تجعل نظام إدارة السجلات الإلكترونية ممكناً ، تأتي مسألة الأمن. ما لم يتم وضع التدابير المناسبة موضع التنفيذ ، يصبح من الممكن أن تنتهي المعلومات السرية للشركة في الأيدي الخطأ. علاوة على ذلك ، قد تصبح إدارة السجلات مشكلة عند انسداد النظام بسجلات غير ضرورية (مثل نسخ المستندات). ليس من غير المألوف العثور على الحالات التي يكون فيها عدد كبير من السجلات محتفظ بها بريدًا غير هام.
