توفر مذكرات الرواتب معلومات للموظفين حول التغييرات الجديدة في سياسة الشركة وتذكير الموظفين بالسياسة الحالية. على سبيل المثال ، إذا نسي الموظفون عادةً التوقيع على بطاقات الوقت الخاصة بهم ، يمكن أن تذكرهم مذكرة مختصرة بهذا المطلب. في حالة توفر شيكات قبل العطلة بيوم مبكر ، يمكنك استخدام مذكرة لإخطار الموظفين. إرسال المذكرات فقط إلى الموظفين اللازمين. يجب أن يتضمن قسم المرتبات مذكرات الرواتب مع كشوف أجور الموظفين أو بيانات الأرباح لضمان استلام الموظفين للمذكرة.
اكتب العنوان. تضمين التاريخ والمستلمين والموضوع. على سبيل المثال: 12/01/2020 إلى: جميع الموظفين من: قسم الرواتب الموضوع: يوم الدفع المبكر
اكتب نص المذكرة ؛ هذا هو سببك لكتابة المذكرة. على سبيل المثال ، "نظرًا لعطلة عيد الميلاد ، ستكون شيكات الرواتب متاحة في اليوم الثالث والعشرين". فضاءات ذات فضاء مفرد ، وإذا كانت المذكرة الخاصة بك تحتوي على أكثر من واحد ، فضاء مزدوج بعد كل فقرة.
اكتب الاغلاق. بينما لا تحتاج إلى أن تكون رسميًا كما هو الحال في خطاب العمل ، قم بتضمين كشف ختامي واسم قسمك. على سبيل المثال ، "إذا كانت لديك أية أسئلة ، فيرجى الاتصال بقسم الرواتب. شكرًا لك". قم بتضمين رقم هاتف إذا كان للإدارة ملحق خاص بها.
نصائح
-
ضع في الاعتبار ، عندما ترسل مذكرة إلى جميع الموظفين تذكرهم بسياسة الشركة ، بأن بعض الموظفين يقومون بالإجراء بشكل صحيح حتى لا ترغب في كتابة المذكرة بقسوة. على سبيل المثال ، "مجرد تذكير سريع بسياسة الشركة بأنه يجب على الموظفين التوقيع على بطاقات الوقت الخاصة بهم. شكرًا!" يجب أن تكون إخطارات تغييرات السياسة واضحة ومباشرة ولكن مع تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك لطرح الأسئلة. على سبيل المثال ، "بداية 02/28/12 ، يجب على الموظفين تحويل المبالغ المستردة في الأسبوعية. إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال سوزي في التمديد 210. شكرا لك". إذا أرسلت نسخة من المذكرة إلى شخص آخر مثل مالك الشركة ، فقم بتضمين سطر CC أسفل الموضوع الخاص باسم الشخص. توصي جامعة Texas A & M باستخدام العناوين الفرعية لمذكرات أطول من ثلاث فقرات. استخدم ترويسة الشركة في مذكراتك لمساعدة القارئ على معرفة أنها مذكرة رسمية. الحصول على موافقة من مدير القسم أو مالك الشركة قبل إرسال المذكرات.
تحذير
المذكرات المكتوبة بخط غير عادي قد يكون من الصعب قراءتها والبحث غير المهني. استخدم خطًا قياسيًا واجعل النص ممتزجًا مع الهامش الأيسر لتسهيل القراءة.حتى إذا كانت المذكرة شكوى ، فاحذر من الكلمات التي تختارها عند الكتابة. الحفاظ على الاحتراف الخاص بك في جميع الأوقات.
