كيفية كتابة المذكرات لمتطوعي حزب عيد الميلاد

إن استخدام مذكرات الموظف لطلب المتطوعين لتخطيط احتفالات المكتب هو وسيلة جيدة لإشراك العديد من العمال وجعلهم يشعرون بأنهم مشمولون في فريق المكتب. يمكن أن الاستخدام الفعال للمتطوعين من الموظفين جعل الأحداث مثل حفلات عيد الميلاد تؤتي ثمارها دون عقبة. تضمن المذكرات أيضًا أن تصل الرسالة أو الإعلان إلى جميع المستلمين المقصودين. عند التخطيط لحفلات عيد الميلاد والمناسبات المكتبية الأخرى ، عليك التأكد من أن كل من تمت دعوته للحضور يكون على علم بالتاريخ والوقت.

العناصر التي ستحتاجها

قائمة المتطوعين المحتملين
معلومات الاتصال لجميع المتطوعين المحتملين
تاريخ الحدث ومكانه ووقته
قائمة للمتطوعين ومتطلبات الواجب

تحديد نوع حفلة عيد الميلاد سوف يكون مكتبك. قرر ما إذا كان الحدث سيعقد في المكتب أو خارج الموقع. وضع الميزانية. حدد عدد الأشخاص الذين ستتم دعوتهم ، بما في ذلك أزواج أو ضيوف الموظفين. تقرر ما إذا كان سيتم تقديم الكحول وما إذا كان سيتم تقديم مشروبات مجانية أو شريط النقدية. احتفظ بقائمة مفصلة بمعلمات الطرف لتوجيه المتطوعين في إعداده.

حدد عدد المتطوعين الذين ستحتاجهم لتنظيم الحفلة وتسهيلها. في معظم الحالات ، سوف يُطلب من 10 متطوعين على الأقل تغطية جميع الوظائف. اختر قائدًا متطوعًا للإشراف على الموظفين المتطوعين الآخرين. ناقش تفاصيل المؤسسة مباشرة مع المتطوع الرئيسي. تأكد من أن كل متطوع محتمل لديه الوقت والقدرة على المشاركة قبل تعيين الأدوار.

قم بإنشاء مذكرة لجميع المتطوعين المحتملين الذين يشيرون إلى حاجتك للحصول على مساعدة في المكتب. قدم اسم الموظف الذي اخترته ليقوم بدور مسؤول الاتصال التطوعي. تأكد من أن جميع المتطوعين يدركون أنه إلى جانبك ، سيكون هناك شخص إضافي متاح للعمل من خلال الخدمات اللوجستية لتنظيم الحزب. اطلب من جميع مستلمي المذكرة الاتصال بك في غضون أسبوع لإعلامك ما إذا كان بإمكانهم التطوع. احتفظ بقائمة بجميع من وافق على المساعدة.

أرسل مذكرة ثانية إلى الأشخاص الذين تطوعوا. تعيين المهام والمسؤوليات الحزبية لأفراد معينين أو مجموعات صغيرة. على سبيل المثال ، ضع مجموعة واحدة مسؤولة عن اختيار قائمة الطعام ؛ مجموعة ثانية مسؤولة عن توجيه الدعوات ؛ مجموعة ثالثة مسؤولة عن الزخارف والحفلات والهدايا. مواصلة تقسيم المهام حتى يتم تغطية جميع جوانب الحزب. قد تحتاج إلى إدراج متطوعين إضافيين إذا كان حزبك كبيرًا أو رسميًا أو أكثر تعقيدًا من التجمع غير الرسمي داخل المكتب.

في المذكرة الثانية ، أعلن عن جدول اجتماعات اللجان الطوعية للحزب ، أسبوعيًا أو شهريًا ، للتنظيم والإعداد. جدولة الاجتماع الأول قبل أربعة إلى ستة أشهر على الأقل من الحدث. وسيساعد هذا على ضمان عدم إغفال أي تفاصيل ويفهم جميع المتطوعين مسؤولياتهم والتزاماتهم المتعلقة بالوقت. قم بجدولة الاجتماعات خلال وقت الشركة ، في الموقع ، ولكن تأكد من أنها لن تؤثر سلبًا على العمل اليومي للمتطوعين. اطلب من جميع المتطوعين إعلامك بما إذا كانوا سيحضرون اجتماع الإقلاع.

استخدم المذكرات لمتابعة بانتظام مع جميع المتطوعين في جميع مراحل عملية التخطيط. ذكر في كل مذكرة ما تمت مناقشته في الاجتماع الأخير وما سيتم مناقشته في الاجتماع القادم. اطلب من المتطوعين التواصل مع المجموعة بأكملها إذا كان لديهم أفكار أو اقتراحات أو أسئلة أو مخاوف حتى يكون الجميع على دراية كاملة بكيفية تقدم عملية التخطيط.

قبل الحدث ، أرسل مذكرة إلى الجميع في مكتبك أو شركتك ، وشكر المتطوعين على عملهم في التحضير للحفل. هذا التعبير عن الامتنان مهم للمتطوعين.

نصائح

استخدام لغة الأعمال التقليدية عند صياغة المذكرات ، حتى بالنسبة للأحداث الترفيهية مثل حفلات عيد الميلاد. تجنب استخدام المصطلحات العامية والألفاظ النابية واللغة المشكوك فيها عند كتابة المذكرات.