إن نظام التتبع لتجديد شهادات الموظف مهم ليس فقط في عمليات التجديد في الوقت المناسب ، والتي قد تكون ضرورية لمواصلة أداء وظيفة محددة ، ولكن أيضًا لاتخاذ قرارات بشأن زيادة الأجور والترقيات. في معظم الحالات ، يكون التتبع الإلكتروني أكثر كفاءة من استخدام ملف tickler أو كتابة تواريخ التجديد في تقويم. على الرغم من أن الخيارات الإلكترونية يمكن أن تتضمن برامج جدولة متخصصة ، يمكنك أيضًا إنشاء نظامك الخاص باستخدام خيار التقويم في برامج الإنتاجية المكتبية مثل Microsoft Outlook أو تقويم Google.
جدولة التواريخ كمهام
أدخل تاريخين لكل شهادة - وكل موظف - للتأكد من استمرار التجديد في الوقت المحدد. أسهل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام خيار المهمة لإنشاء مهام لكل تاريخ. يتوفر هذا الخيار على كل من Microsoft Outlook وتقويم Google. قم بتعيين تاريخ للمهمة الأولى قبل أسبوع واحد من تاريخ التجديد الفعلي. هذا هو التاريخ الذي يجب أن يبدأ فيه الموظف في العمل على جمع معلومات التجديد وتعبئة النماذج. بالنسبة إلى المهمة الثانية ، أدخل التاريخ الذي ستقدم فيه المعلومات. في كلتا الحالتين ، سيتم عرض المهام في اليوم الصحيح في التقويم الخاص بك.
ذكر نفسك
يحتوي Microsoft Outlook على خيار تذكير يمكنك تعيينه بعد إدخال معلومات تاريخ التجديد في مهمة جديدة. ضع علامة اختيار في مربع التذكير وحدد التاريخ والوقت الذي تريد تشغيل صوت التذكير فيه. على الرغم من أن مهام تقويم Google لا تحتوي على نظام تذكير تلقائي ، يمكنك ترتيب المهام حسب التاريخ وطباعة قائمة مهام يومية من قائمة الإجراءات.
