تعتمد الشركات والمنظمات على خطوط الاتصال التي تظل مفتوحة وتبقى معتمدة على الأجزاء والأقسام المختلفة. بدون القدرة على التواصل بفعالية ، تبدأ وظائف الشركة بالانحلال بسرعة حقيقية. ومع ذلك ، فإن كل شخص يتواصل بطريقته الخاصة في نفس الوقت يؤدي أيضًا إلى الفوضى. هذا هو المكان الذي تلعبه بروتوكولات مكان العمل.
البروتوكولات المحددة
ببساطة ، البروتوكولات هي قواعد داخلية يجب على أعضاء المنظمة اتباعها واستخدامها. من خلال التأكد من التعامل مع الأنشطة المستهدفة بموجب البروتوكولات ، تضمن المنظمة الاتساق والتوافق في كل مستوى. ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي هو أن الكثير من البروتوكولات تؤدي إلى التكرار ، والبيروقراطية ، والأسوأ من ذلك ، التأخير غير الضروري. هذا يعمل ضد منظمة تحاول أن تكون ذكية ومرنة. حقق التوازن بين التوافق والاستجابة.
الاتصالات الإلكترونية
ولإضافة التحدي المتمثل في إدارة الكيفية التي يتواصل بها الأشخاص في نفس المؤسسة ، فإن الأساليب الإلكترونية والحاسوبية قد عززت المشكلة. سرعة الاتصالات الإلكترونية تؤدي في كثير من الأحيان إلى مشاكل تحدث بشكل أسرع وينتشر أكثر عندما تحدث أخطاء. الهواتف الذكية والبريد الإلكتروني والمراسلة الفورية وملفات الكمبيوتر فقط تضيف إلى موجة من الاتصالات.
التواصل الكتابي
يمكن بسهولة توحيد الرسائل المكتوبة ، وهي أكثر طرق الاتصال التجارية تقليديةً ، من قبل المؤسسات بحيث يمكن توجيهها بشكل صحيح بشكل صحيح وتحديد أولوياتها بشكل صحيح. يتم ذلك عن طريق اختيار طرق مختلفة لمستويات مختلفة من الأهمية. يمكن استخدام الرسائل الإلكترونية والملاحظات والرسائل الأساسية للتواصل اليومي. تقدم المذكرات والخطابات على أوراق الشركة القضايا التي تم الإبلاغ عنها بطريقة أكثر رسمية. ورقات القضايا الاحتياطي وتقارير للمناقشات السياسة العامة والجهود الهامة صنع القرار.
المراسلة الالكترونية
المشكلة مع رسائل البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية والإنترنت هي أن المنظمات تفقد السيطرة على الرسالة وجمهورها بسرعة كبيرة. تتمتع المؤسسات بخبرة جيدة من خلال تدريب الموظفين بشكل منتظم على مخاطر ومخاطر الاتصالات الإلكترونية ، حيث يقومون بحجز هذه الأدوات لموظفي الاتصال والتدريب المنتظمين يومياً على فهم كيفية تطهير الاتصالات القديمة بانتظام وحفظ المعلومات الهامة فقط. في كثير من الأحيان ، يستخدم الأشخاص هذه الأدوات لمراسلة سخيفة أو شخصية. يمكن أن تتراوح النتائج من إحراج إلى خطير إذا تمت إعادة إحياء هذه الملفات لاحقًا في الدعاوى القضائية أو المسائل القانونية.
قواعد الكتابة
كجزء من البروتوكولات ، تستفيد المؤسسات أيضًا من التأكد من أن أي اتصالات تتبع قواعد الاستخدام الواضح. وهذا يعني التأكد من أن الموظفين يفهمون كيفية التواصل بشكل صحيح في الكتابة. لا تختص الاختصارات السريعة والفنية مثل LOL و WTB و WU و LTR وما إلى ذلك بالكتابات الاحترافية. يجب أن يفهم الموظفون أنهم بحاجة إلى التواصل باللغة المناسبة التي تضع علاوة على التهجئة والقواعد.
الاتصالات اللفظية
يمكن تنفيذ بروتوكولات الاتصال اللفظي بطريقة مماثلة للوثائق المكتوبة. يجب أن تكون هناك مستويات للاجتماعات اللفظية ، بما في ذلك المناقشات غير الرسمية ، والاجتماعات الرسمية ، واجتماعات التسلسل الهرمي ، وتفاعلات صنع القرار / صنع القرار. يجب أن يكون لكل من أحداث الاتصال هذه توقعات مفهومة حول كيفية التواصل ، وطول مدة وكيفية معالجة ردود الفعل والقرارات. يؤدي الفشل في القيام بذلك في الأعمال التجارية في كثير من الأحيان إلى تفاعل مخصص والذي ، في حين أنه مريح في مجموعات صغيرة ، يبدأ يسبب مشاكل مع نمو المؤسسات.
