يعتبر قسم المشتريات في معظم المؤسسات أمراً بالغ الأهمية لأنه يمثل نسبة مئوية كبيرة من إجمالي الإنفاق للمنظمة بأكملها ولأنها تحافظ على تزويد المنظمة بالسلع والخدمات التي تحتاجها للعمل. يمكن أن تكون تكلفة عدم الكفاءة و / أو العمليات الخاطئة عالية جدًا لأنها ستؤثر على المنظمة بأكملها. كما يمكن أن تكون وظيفة الشراء عرضة بشكل خاص للاحتيال لأنها تنطوي على دفعات نقدية. يمكن أن تساعد عمليات التدقيق التشغيلي لقسم المشتريات في التخلص من النفايات وعدم الفعالية والاحتيال ، مما يضيف قيمة إلى الحد الأدنى للمؤسسة.
اعتماد نهج تقييم المخاطر لوظائف قسم المشتريات بدلاً من محاولة تدقيق جميع الوظائف على أساس سنوي. تحديد وظائف قسم المشتريات وتقييم المخاطر المرتبطة بكل منها. يعد استخدام تقييم المخاطر أمراً بالغ الأهمية لأنه يضع موارد التدقيق الداخلي المحدودة في المناطق التي تشتد الحاجة إليها.
تقييم هيكل الرقابة الداخلية لقسم المشتريات. استخدم إطار عمل COSO المتكامل للتقييم. سيساعد هذا النموذج في وضع الضوابط في المنظور ويساعد على ربط عناصر التحكم المحددة بأنشطة أعمال محددة.
إجراء اختبارات لهذه الضوابط المتعلقة بأنشطة الأعمال عالية المخاطر تحت المراجعة.الحصول على أو إعداد خرائط عملية عناصر التحكم التي يتم اختبارها وإجراء walk-through كل من عناصر التحكم هذه للتحقق من كيفية عملها. حدد عينة من البيانات لأنشطة الأعمال التي يتم تدقيقها واختبارها للتوافق مع عناصر التحكم ذات الصلة.
قم بتحليل نتائج اختبار التحكم لتحديد أي نقاط ضعف أو فشل في التحكم. يجب أن تكون الإدارة على دراية بهذه الأنواع من المواقف حتى يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية في أقرب وقت ممكن.
إجراء اختبارات جوهرية على البيانات التفصيلية لأنشطة الأعمال تحت المراجعة. يجب أن تتضمن هذه الاختبارات إجراءات تحليلية بالإضافة إلى اختبار توثيق المصدر. وبما أن أقسام المشتريات التي تبدأ الاحتيال في المدفوعات النقدية تشكل مصدر قلق كبير ، يجب على المدققين البحث عن مؤشرات الاحتيال و / أو الشذوذ في البيانات كجزء من الإجراءات التحليلية.
عقد مؤتمر الخروج مع مديري قسم المشتريات. قدّم قائمة بالنتائج والمشكلات التي يجب حلها والتوصيات حول كيفية حلها. إذا تم العثور على عملية احتيال ، فيجب إبلاغ الإدارة العليا بها خارج قسم المشتريات. تزويد مديري قسم المشتريات بفرصة لتقديم معلومات و / أو أدلة إضافية قد تغير نتائج التدقيق ولتقديم خطة عمل تصحيحية لحل النتائج والمراجعات المتبقية للمراجعة.
اكتب تقرير التدقيق إلى المستوى المناسب للإدارة و / أو مجلس الإدارة. تضمين خطة العمل التصحيحية من مديري قسم المشتريات في التقرير.
