تعد عمليات تدقيق الجودة جزءًا مهمًا من مساعدة الشركات الصغيرة على النمو والازدهار لأنها توفر طريقة لتقييم كفاءة الأعمال واستراتيجيات إدارة التكلفة. وسواء تركزت المراجعة على المنتجات أو العمليات ، فإن النتائج تساعد المديرين على تحديد كيفية عمل الاستراتيجيات ، وتحديد الأسباب الكامنة وراء المشكلات ، واتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر. تعتبر معرفة كيفية إجراء تدقيق داخلي للجودة خطوة مهمة لضمان نجاح عملك.
استعراض أولي
يمكن أن تحدد الخطوات التي تتخذها قبل إجراء مراجعة الجودة في الموقع فعالية المراجعة. تبدأ العملية من خلال صياغة خطة تدقيق مفصلة تعمل كخريطة طريق لإجراء مراجعة في الموقع. حدد الجدول الزمني ونطاق التدقيق وموقع التدقيق. جمع ومراجعة الوثائق المكتوبة ، بما في ذلك سياسة إدارة الجودة للمنتج أو العملية ، وإجراءات التشغيل القياسية والأدلة. قرر وضع قائمة أولية بالمقابلات الشخصية لإجراء المراجعة في الموقع. ضع في اعتبارك أن القائمة الأولية ، والتي تتضمن عادةً مدير الإدارة أو المشرف والموظفين الرئيسيين ، قد تتوسع خلال مرحلة المراجعة النشطة.
قم بتجميع وثائق التدقيق
يجب أن يكون لدى كل عضو من أعضاء فريق التدقيق قائمة مراجعة التدقيق بالإضافة إلى نماذج أو مسجل شريط لتسجيل المعلومات أثناء المقابلات الشخصية. يجب أن يكون لدى كل عضو وثائق مرجعية مثل نسخ من إجراءات التشغيل القياسية. تعد قائمة التحقق مهمة لتسجيل المعلومات والملاحظات ، بالإضافة إلى التأكد من عدم نسيان أي شيء. في حين أن عناصر قائمة التحقق المحددة ستختلف تبعاً للإدارة أو المنتج أو العملية التي يتم تدقيقها ، تتكون عادةً قائمة المراجعة من أقسام ، وعناصر تقييم داخل كل قسم ، ونظام تقييم ومساحة للتعليقات. تتضمن الأقسام الشائعة تنظيم الأقسام وبيئة العمل المادية ومكونات نظام الجودة مثل SOPs واختبار الأداء.
إجراء التدقيق في الموقع
تركز المراجعة في الموقع على جمع المعلومات التي ستحتاج إليها لتحديد ما إذا كانت الإدارة المعنية ملتزمة بمعايير مراقبة الجودة وتتبع إجراءات مراقبة الجودة المحددة. تتكون هذه المرحلة من خطوات العمل ، بما في ذلك المراقبة والاختبار وإجراء المقابلات الشخصية. في أغلب الأحيان ، يقوم فريق التدقيق بإنجاز مهام معينة ، مثل الأداء أو اختبار الجودة والمقابلات الشخصية ، وراء الكواليس. يساعد هذا الفريق على تجنب مقاطعة العمليات اليومية قدر الإمكان. من المهم أن نفهم أنه كما هو الحال مع المقابلات الشخصية ، قد تتوسع كل من خطة التدقيق والقائمة المرجعية في نطاق وعمق التقييم ، اعتمادًا على ما تكتشفه أثناء مرحلة المراجعة النشطة.
الانتهاء ومتابعة الأنشطة
يبدأ العمل "الحقيقي" بمجرد اكتمال المرحلة النشطة من التدقيق. تبدأ المرحلة النهائية من تدقيق الجودة باجتماع لمراجعة ومعالجة وتحديد الخطوات اللازمة لتصحيح مشكلات الجودة والمجالات المثيرة للمشاكل. إنشاء تقرير إدارة بالتفصيل هذه المعلومات. وبمجرد انتهاء المالك والمديرين من مراجعة نتائج التدقيق ، ينبغي عقد اجتماع إستراتيجي يركز على تحليل وتحديد كيفية - وأحيانًا ما إذا - لإدراج حلول لتحسين الجودة التي يقدمها فريق التدقيق.
