يتم نشر جميع المعاملات المالية لأي منظمة في نهاية المطاف إلى دفتر الأستاذ العام بطريقة أو بأخرى. عندما يتم استخدام برنامج كمبيوتر للمحاسبة ، يتم ترحيل معظم البيانات المالية إلى دفتر الأستاذ الفرعي - مثل الحسابات المستحقة الدفع أو الحسابات المستحقة القبض - والتي يتم ترحيلها تلقائيًا إلى دفتر الأستاذ العام. ومع ذلك ، يجب نشر بعض الإدخالات مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام. المعاملات التي غالباً ما يتم ترحيلها مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام هي النفقات الرأسمالية والمستحقات ذات الفائدة وتراكم الاستهلاك والتعديلات التي سيتم عكسها في فترة المحاسبة التالية وتعديلات الحساب الأخرى التي لا يمكن إجراؤها من خلال دفتر الأستاذ الفرعي. عند النشر في دفتر الأستاذ العام ، يجب توخي الحذر الشديد ، لأن تصحيح الأخطاء مع العديد من إدخالات دفتر الأستاذ العام يجعل السجلات المحاسبية الفوضويّة. بغض النظر عن ذلك ، على الرغم من أن النشر في دفتر الأستاذ العام ليس معقدًا.
قم بتجميع كافة المستندات المتعلقة بالإدخالات التي تحتاج إلى نشرها في دفتر الأستاذ العام. قد تتضمن هذه اتفاقيات الشراء واتفاقيات الإيجار والقروض وجداول الإهلاك وجداول الإهلاك.
قم بإعداد جدول بيانات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على الورق ، مع تفصيل كل إدخال دفتر الأستاذ العام الذي يحتاج إلى نشره. قم بتضمين وصف كامل لإدخال دفتر الأستاذ العام ، والحساب الدقيق المراد خصمه والمبلغ ، ثم حساب الحساب المراد إدراجه والمبلغ. احتفظ بكميات الخصم في عمود إلى اليسار وائتمانات في عمود على اليمين.
قم بإجمالي الديون والأرصدة لجميع إدخالات دفتر الأستاذ العام ، وتأكد من أن الإجماليات الدائنة والمدينة هي نفسها. إذا قمت بإعداد جدول البيانات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فقم طباعته للرجوع إليه أثناء إدخال البيانات في وحدة دفتر الأستاذ العام.
الوصول إلى وحدة دفتر الأستاذ العام في برنامج المحاسبة على الكمبيوتر الخاص بك. تحقق من تعيين تاريخ دفتر الأستاذ العام الخاص بك على الفترة التي ترغب في نشر الإدخالات الخاصة بك. هذا أمر مهم لأنه غالباً ما يتم نشر إدخالات إلى دفتر الأستاذ العام بعد انتهاء فترة الفترة. على سبيل المثال ، في حين أن الشهر الحالي قد يكون فعليًا هو فبراير ، قد تنشر إدخالات دفتر الأستاذ العام لشهر يناير ، لذا في هذه الحالة ، تأكد من تعيين تاريخ دفتر الأستاذ العام على يناير.
قم بإدخال إدخالات دفتر الأستاذ العام في وحدة دفتر الأستاذ العام وفقًا لدليل مستخدم برنامج المحاسبة الخاص بك.
طباعة تقرير عن إدخالات دفتر الأستاذ العام غير المنشورة. تدقيق إدخالات دفتر الأستاذ العام الخاص بك ، التحقق من جدول البيانات الخاص بك (وإضافة أشرطة الجهاز ، إذا لزم الأمر) التي قمت بإعدادها بالفعل. قم بإجراء أي تصحيحات ضرورية لإدخالات دفتر الأستاذ العام. لا تنشر في دفتر الأستاذ العام بعد.
قم بعمل نسخة احتياطية للكمبيوتر من بيانات دفتر الأستاذ العام. ضع اسمًا احتياطيًا لبيانات دفتر الأستاذ العام واحفظه في مكان آمن.
انشر إدخالات دفتر الأستاذ العام وفقًا لدليل مستخدم برنامج المحاسبة الخاص بك. قم بطباعة سجل كامل للإدخالات التي قمت بنشرها في دفتر الأستاذ العام الخاص بك. قم بتخزينها في الملفات أو دفاتر الأستاذ المناسبة كجزء من السجلات المحاسبية الدائمة الخاصة بك.
نصائح
-
قم دائمًا بتوثيق جميع الإدخالات التي تقوم بنشرها في دفتر الأستاذ العام ، حيث لا يمكنك أبدًا التأكد من أنك ستكون متاحًا لشرح إدخالات دفتر الأستاذ العام الخاصة بك لاحقًا. تخزين الوثائق الخاصة بك بشكل آمن كجزء من السجلات المحاسبية الدائمة الخاصة بك. إذا كنت لا تستخدم جهاز كمبيوتر ، ولكنك تقوم بدلاً من ذلك بالمحاسبة على الورق فقط ، قم بتسجيل أو تسجيل إدخالات دفتر الأستاذ العام يدويًا في كتبك في شكل محاسبي مقبول عمومًا ، مع التأكد من تحديث أرصدة جميع الحسابات المتأثرة. قم دائمًا بتوثيق إدخالات دفتر الأستاذ العام الخاصة بك تمامًا ، وقم بتخزين السجلات المحاسبية في موقع آمن للغاية.
