قيادة الاجتماع ليست دائما سهلة. الناس سيئ السمعة بسبب عدم رضاهم عن الاجتماعات ، وتجاهلهم وعدم الانتباه عند حضورهم. إذا كان عليك أن تقود اجتماعًا ، فإن تنفيذ عدة خطوات منطقية سيضمن الاستنتاج بين حاضرين أن اجتماعك كان مفيدًا وقادًا بفعالية.
إفشاء تاريخ الاجتماع ووقته في وقت مبكر جدًا حتى يتمكن الحضور من الحفاظ على جداول مواعيدهم واضحة. أيضًا ، أرسل تذكيرًا عبر البريد الإلكتروني في اليوم السابق. وأخيرًا ، يكون الإعلان عن الاتصال الداخلي قبل 15 دقيقة مفيدًا. هذا يقلل من احتمال نسيان الجميع للحضور.
ابدأ في الوقت المحدد. هذا يدل على احترام الناس في الموعد المحدد. يعترف المتأخرين مع إيماءة ، إذا كان على الإطلاق. لا يجب ذكر أي تأخير في الاجتماع.
رتب التكنولوجيا مقدمًا وتأكد من أن كل شيء يعمل. ليس هناك ما هو أسوأ بالنسبة للحاضرين من مشاهدتك تكافح مع وصلة الكمبيوتر المحمول لمدة 15 دقيقة.
لديك جدول أعمال ، اجعلها قصيرة قدر الإمكان والتزم بها. أرسل جدول الأعمال بالبريد الإلكتروني مسبقًا حتى يمكن للحاضرين التفكير فيه. في الاجتماع ، إذا شطب شخص ما من جدول الأعمال ، فقل "دعنا نفكر في وضع هذا الشاغل على جدول أعمال اجتماعنا القادم".
تأكد من أن الغرض من اجتماعك واضح للغاية. يجب أن يساعدك جدول الأعمال في هذا ولكنك تحتاج إلى مزيد من التوضيح. تأكد من فهم ما إذا كان هدفك هو حل مشكلة أو مناقشة الخيارات أو إجراء التدريب. تأكد من أن الجميع يعرف بالضبط سبب وجودهم.
تذكر أن الناس يتعلمون بطرق مختلفة. استخدام مجموعة متنوعة من وسائل الإعلام - البصرية والسمعية وحتى الأنشطة البدنية - لنقل نقاطك.
اطلب من الناس تدوين أي أفكار إضافية لديهم تتعلق بالموضوع وتركهم في كومة في طريقهم للخروج في نهاية الاجتماع. في وقت لاحق ، قدم لكل شخص نسخة مطبوعة من محضر الاجتماع أو بدلاً من ذلك عبر البريد الإلكتروني.
نصائح
-
إذا كان الاجتماع سيكون أطول من 30 دقيقة ، فكر في وضع بعض الشيكولاتة على الطاولات للحاضرين.
تحذير
تجنب الخروج من الموضوع. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل الناس يشعرون بأن الاجتماعات هي مضيعة للوقت.
