ذات مرة ، قال الكاتب والأديب هارفي ماكاي: "إذا فشلت في التخطيط ، فإنك تخطط للفشل". لا يوجد شيء صحيح أكثر من إدارة المشروع. يجب أن يكون قائد المشروع الناجح قادراً على التوفيق بين العديد من الكرات أثناء التعامل مع فريق متنوع من الناس ، والتخطيط الاستراتيجي والتقييم والقياس هو في صميم ذلك كله. إذا قمت بوضع خطة دقيقة ، فقم بالتواصل بوضوح مع فريقك وقياس التقدم على طول الطريق ، فالمشروع إلى مشروع ناجح يكاد يكون مؤكدا.
حدد أهدافك. قبل أن تتمكن من البدء في قيادة أي مشروع ، يجب عليك العمل عن كثب مع العميل للتأكد من أنك على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بما هو متوقع من الناتج النهائي ، وأن توقعات العميل معقولة. قم بإنشاء وثيقة تعريف المشروع التي تعطي نظرة عامة على المخطط العام ، وتوضح الأهداف المتفق عليها وتشمل نطاق المشروع ، وأي افتراضات ومخاطر ، وكيفية تخطيطك للمشروع ، وما هي أجزاء مؤسستك ستعمل في النهاية على المشروع والتكلفة التقديرية تقديرات المدة. لا تبدأ مشروعًا بدون هذا المستند الذي وقعه الرعاة أو العملاء وأي أصحاب مصلحة رئيسيين.
خطة وتخطيط وتخطيط بعض أكثر. يقول جاك جيدو وجيمس كليمنتس ، مؤلفان "إدارة المشاريع الناجحة" ، "إن أخذ الوقت اللازم لتطوير خطة مدروسة جيداً قبل بدء المشروع أمر بالغ الأهمية لإنجاز أي مشروع بنجاح". ابدأ بالتخطيط من خلال تقسيم المشروع إلى سلسلة من الدلاء الصغيرة ، وتحديد المهام داخل كل مجموعة. تضمين معالم واضحة في التخطيط ، والتي سوف تساعدك على تقييم ما إذا كنت على المسار الصحيح أم لا مع تقدم المشروع. قم بتضمين التكاليف التي ستتحملها في كل خطوة على الطريق ، وعدد الساعات التقديرية لكل مهمة.
قم بتجميع فريق للعمل في المشروع على أساس ساعات العمل والمهارات المطلوبة التي حددتها خلال عملية التخطيط. توضيح بوضوح الأهداف العامة والأهداف والنطاق والميزانية ، فضلاً عن أدوارهم الفردية في المشروع. تأكد من أن كل عضو في الفريق لديه الميزانية والموارد اللازمة لإنجاز المهمة. استخدم مخططات RACI حسب الحاجة بحيث يتضح من المسؤول أو المسؤول عن كل معلم ، وكذلك من هم المساهمون والذين يحتاجون إلى إبلاغهم بالتقدم.
أنشئ جدولًا للتواصل المنتظم مع الفريق. بالنسبة للمشروعات طويلة الأجل ، قد يكون اجتماع فريق رسمي واحد شهريًا كافٍ ، ويتحرك مرة واحدة كل أسبوع مع تقدم المشروع. في الأسابيع الأخيرة من المشروع ، قد تجد أن الاجتماعات اليومية ضرورية. إمكانية الوصول في جميع الأوقات إلى كل عضو من أعضاء الفريق للإجابة على الأسئلة.
قياس تقدم المشروع بشكل متكرر. مهمتك هي إكمال المشروع في الوقت المحدد ، في حدود الميزانية وتوقعات أصحاب المصلحة. ومع ذلك ، فإن العديد من المشاريع تعاني من سخونة الميزانية وزحف النطاق. يقول جايسون ويستلاند ، المؤلف والمدير التنفيذي لشركة Method123 لإدارة المشاريع ، إن ميزانية المشروع يجب أن تكون جزءًا حيًا من المشروع الذي تقوم بمراجعته بشكل مستمر مع الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين طوال فترة المشروع. إذا قمت بتقييم التقدم بشكل منتظم والتواصل مع فريقك بفعالية ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد المشاكل المتعلقة بالميزانية والنطاق مبكرًا وإجراء التصحيحات اللازمة.
