توثيق العملية هو تسجيل العمليات التي تقوم بها الشركة على أساس منتظم. عادة ما يتم إنشاؤها لتدريب الموظفين ، يمكن لعملية التوثيق والتدريب في بعض الأحيان يستغرق بعض الوقت من الأنشطة الأخرى. ومع ذلك ، فإن حل المشاكل التي يسببها الموظفون الذين لم يتلقوا التدريب الكافي أو الذين لم يفهموا الطريقة الصحيحة لتنفيذ العملية ، يمكن أن يستغرق وقتًا من يوم أيضًا.
دمج
تتكون المنظمات من سلسلة من العمليات المتكاملة معًا لتحقيق هدف شامل. تتضمن وثائق العملية تسجيل هذه العمليات المختلفة بحيث يمكن للمنظمات فهم كيفية عملها وكذلك وضع استراتيجيات لتحسينها.
وضوح
يجب تسجيل العمليات بطريقة واضحة ومقنعة لأن هذه العمليات يمكن أن تساعد أيضًا في توضيح التغييرات المطلوبة في الطرق التي ينفذها الموظفون. يمكن للإدارة في بعض الأحيان تطوير وثائق عملية إلى أدلة تدريب لتدريب الموظفين الجدد.
فعالة
يجب أن تكون وثائق العملية قابلة للتنفيذ بحيث يمكن للأفراد الذين لم يسبق لهم إجراء هذه العمليات من قبل القيام بها. يرجع السبب في أن بعض المنتجات متشابهة في سلسلة المتاجر إلى أن عملية إنشاء هذه المنتجات - كوب من القهوة ، على سبيل المثال - قد تم توثيقها بشكل واضح بطريقة تسمح للآخرين بإنشاء نسخ مكررة من المنتج. يجب أن تكون وثائق العملية قابلة للتنفيذ لمساعدة المديرين في تدريب الموظفين.
السبب والتأثير
يجب كتابة وثائق العملية لتحديد طبيعة الأسباب والنتيجة بشكل واضح. يجب توثيق العمليات بمعزل عن بعضها البعض وكذلك توثيقها لشرح كيفية ارتباط العمليات المختلفة بعضها ببعض. على سبيل المثال ، قد ترغب إحدى المنظمات في فهم كيفية تأثير عملية الاجتماع على انفتاح مناقشة الشركة.
إغفال
يجب أيضًا على من يقومون بإنشاء وثائق العملية أن يكونوا على علم بما يجب عليهم حذفه في وثائق العملية. على سبيل المثال ، بعض العمليات بسيطة جدًا لا تحتاج إلى وصفها. لا يجب بالضرورة إجراء عمليات أخرى بشكل صحيح في كل مرة.
العملية والتدريب
في كثير من الأحيان يمكن للمدراء الجمع بين وثائق عملية والتدريب. يمكن أن يوفر توثيق العملية الوقت للعمال الذين يمكن أن يقوموا بمهام أخرى بدلاً من استخدام الوقت الذي يخضعون للتدريب. ومع ذلك ، لا تشرح وثائق العملية دائمًا المعلومات بشكل واضح بما يكفي للموظفين. في كثير من الأحيان يجب أن يتم دمجها مع التدريب العملي لضمان فهم المعلومات بشكل واضح من قبل موظف جديد.
