كيفية عمل مخطط RACI

مخطط RACI عبارة عن مصفوفة توضح الأدوار لكل شخص أو مجموعة تتعلق بخطوة محددة في عملية الأعمال. RACI لتقف على المسؤولية ، والمساءلة ، واستشر وأعلم. غالبًا ما يستخدم مديرو المشاريع RACI في الرسم البياني لضمان فهم المسؤوليات عبر مجموعات أصحاب المصلحة. تعتبر مخططات RACI مفيدة أيضًا عند أداء مهام العمل وحل النزاعات وإعادة هندسة العمليات.

حدد العملية أو الوظيفة التي ستقوم بإنشاء RACI لها. أفضل استخدام لـ RACI لمشاريع أو عمليات تجارية محددة. من المحتمل أن تكون محاولة إنشاء أحد مراكز RACI للمنظمة بأكملها غامضة للغاية.

قائمة بجميع الإجراءات المتعلقة بعملية الأعمال المحددة. يجب إنشاء الخطوات باستخدام أفعال الإجراء ، مثل التقييم والتطوير والموافقة. بالنسبة لأية خطوة تتطلب الحكم وليست ثنائية (نعم / لا ، كاملة / غير مكتملة) ، من الأفضل توضيح النتيجة المتوقعة والمعايير التي يجب استخدامها لتنفيذ الإجراء.

أدرج جميع الإدارات أو الأدوار التي لها مستوى معين من المشاركة في عملية الأعمال المحددة. اعتمادًا على مستوى عالٍ أو تفصيلي لعملية الأعمال الخاصة بك ، يمكنك أن تقوم بإدراج الإدارات أو الأدوار الفردية. لا تدرج الأفراد في مخطط RACI ، ولكن دور هذا الشخص. على سبيل المثال ، إذا كان جون دو نائب الرئيس يحتاج إلى الموافقة على أمر شراء ، فسوف يسرد مخطط RACI الخاص بك نائب الرئيس وليس جون دو.

إنشاء جدول / مصفوفة مع أدوارك المدرجة في الأعمدة في الأعلى والخطوات المدرجة في الصفوف على طول اليسار. يمكنك إنشاء RACI في جدول بيانات أو مستند كلمة أو على ورقة. لا تهم الأداة ، ولكن استخدم شيئًا يمكن مشاركته بسهولة عبر جميع الأدوار / الإدارات المدرجة في المخطط.

أضف خطوة RACI القابلة للتطبيق في الحقول المناسبة في المصفوفة. يجب عليك إدراج R أو A أو C أو I عند تقاطع الدور والخطوة التي يتم تنفيذها.

R = المسؤول: الشخص الذي ينجز العمل بالفعل. A = Accountable: الشخص المسؤول عن الخطوة التي يتم تنفيذها ولديه حق النقض. C = استشر: الشخص الذي يجب أن يقدم تغذية راجعة أو يساهم بطريقة ما في هذه الخطوة. أنا = علم: الشخص الذي يحتاج إلى معرفة القرار أو الإجراء.

يجب ألا يكون لديك أكثر من دور واحد مسؤول أو مسؤول عن خطوة في العملية. قد يشير العديد من Rs أو As إلى عدم الكفاءة في العملية الخاصة بك. من المحتمل أن يكون لديك عدة أدوار كما تمت استشارتك أو إعلامك ، بناءً على الإجراء. كقاعدة عامة ، فإن العمليات الأكثر كفاءة سيكون لها R و A و C و I فقط لكل خطوة يتم تنفيذها.