يُعد التركيز على مشكلات عدم الرضا لدى العملاء أحد أهم الأمور التي يمكن للأنشطة التجارية القيام بها إذا كانت تريد حل شكاوى العملاء. يسمح برنامج شكاوى العملاء بتتبع وتنظيم الخدمة وحلها في نهاية الأمر. يعد رصد برنامج شكاوى العملاء على أساس منتظم أمراً حاسماً لتطوير علاقات ناجحة طويلة الأمد مع العملاء.
أنشئ جدول بيانات إلكترونيًا أو مستندًا آخر يمكن من خلاله تسجيل بيانات من برامج شكاوى العملاء. اسم ملف الكمبيوتر هذا "شكاوى العملاء" أو عنوان مشابه وحفظه في مكان آمن على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أحد الأمثلة على برامج جداول البيانات التي يمكن استخدامها هو Microsoft Excel ، والذي يسمح بتصفية البيانات المدخلة وفرزها.
تتبع المشكلات المهمة التي تتعلق ببرنامج شكاوى العملاء من خلال جمع البيانات من البرنامج وإدخالها في جدول البيانات. تتضمن الأمثلة على المشكلات التي تحتاج إلى تحديث ومراقبة بشكل منتظم أسباب شكاوى العملاء ، والتي يقدم العملاء أكبر عدد من الشكاوى ، وعدد المرات التي يتم تقديمها فيها ، وكذلك مدى السرعة وما إذا تم حل المشكلات.
فرز بيانات برنامج شكاوى العملاء في جدول البيانات الخاص بك بحيث يمكن رؤيتها بطريقة واضحة ومنظمة. قم بتصنيف أنواع الشكاوى المختلفة لمعرفة المشكلات التي يجب معالجتها أكثر من غيرها. فرز قيمة الدولار من أي معاملات مالية أدت إلى شكوى العميل.
تطوير السياسات التي تعالج شكاوى العملاء التي لم يتم حلها وتحديد أساليب الاحتفاظ بالعملاء التي ستستخدمها. إن تقديم خصومات خاصة للعميل أو عناصر مجانية أو عروض أخرى لمرة واحدة لحفظ علاقة العملاء كلها أمثلة على الطرق التي يمكن بها التعامل مع الشكاوى التي لم يتم حلها.
اطلب تعليقات العملاء من برامج شكاوى العملاء من كل من العملاء الراضين وغير الراضين. يجب أن يتم ذلك من قبل عضو في الإدارة لأن القضايا التي لم يتم حلها غالباً ما تكون متضمنة. ومع ذلك ، فإن الحصول على ملاحظات العملاء حول برنامجك هو خطوة جيدة لاتخاذها لتحسين برنامج شكاوى العملاء الخاص بك.
دمج برنامج شكاوى العملاء الذي يسمح لك بتتبع الشكاوى وتنظيمها وكذلك حلها. تتيح هذه الأدوات لممثلي الشركة الأدوات التي يحتاجونها للتعامل مع قضايا الشكوى. ومن الأمثلة على ذلك إدارة شكاوى العملاء في إيفرست بواسطة برنامج Lynk Software وبرنامج شكاوى العملاء في Master Control.
