تطورت أنظمة الايداع على مر السنين من تقديم الاوراق في الصناديق الى البرامج المتطورة التي تخزن الملفات الكترونيا بعيدا عن الأنظار. على الرغم من أنه يمكنك اختيار مجموعة متنوعة اليوم ، تشترك جميع أنظمة الملفات في هدف واحد رئيسي: إدارة السجلات الفعالة. مع توفر العديد من أنظمة الملفات ، من المهم مراعاة خصائص كل منها لاختيار الأنسب. أنظمة الإيداع الأكثر شيوعًا سهلة التنفيذ وتوفر وسيلة لإدارة الملفات الفعالة.
الايداع الابجدي
الإيداع الأبجدي هو نظام الإيداع الأكثر شيوعًا لأقل من 5000 سجل. الإيداع بترتيب أبجدي هو نظام تقوم فيه بترتيب الملفات بأسماء الأفراد أو المؤسسات أو المؤسسات أو الوكالات أو الموضوعات أو الموضوعات أو المواقع الجغرافية وفقًا لترتيب القاموس. هذا النظام فعال لملفات اسم العميل أو العميل. في حالة تقديم الموضوعات ، استخدم فهرس نسبي. الفهرس هو قائمة بترتيب أبجدي لأسماء الموضوعات المختارة لتمثيل كل موضوع. قم بالرجوع إلى الفهرس النسبي لمعرفة اسم الموضوع الذي سيتم حفظ السجل فيه.
الايداع الرقمي
عند إعداد نظام إيداع رقمي ، قم بترتيب الملفات بترتيب تسلسلي باستخدام الأرقام مباشرة من السجل أو رقم مخصص. تستخدم معظم الأنظمة فهرسًا لاسترداد الملفات. يزيد نظام الإيداع العددي من الإنتاجية بسبب زيادة سرعة الإيداع وتحديد موقع الملف.كما يوفر تحديدًا دقيقًا ويسمح بمزيد من السرية. إنها قادرة على التوسع اللامحدود ويمكنك استخدامها لأكثر من 5000 سجل ، على عكس أنظمة الإيداع الأبجدي.
الايداع الرقمي
يستخدم الاعداد الرقمي-الرقمي مجموعة من الأسماء والأرقام. أنت تستخدم عادة هذا النوع من نظام الملفات مع أسماء وأرقام الموضوعات. ترتيب الملفات وفقا للأقسام الأبجدية أو عنوان الموضوع ، ثم حسب فئة الرقم. من الضروري استخدام فهرس نسبي للملفات الرقمية - الرقمية. يسرد الفهرس رموز الرموز المخصصة لكل قسم أبجدي.
أنظمة الايداع بدون ورق
أصبحت أنظمة حفظ الملفات غير الورقية أمرًا شائعًا للعديد من الشركات والمنازل. يحل الحاجة إلى مساحة التخزين المادية ومشكلة المعلومات المفقودة أو في غير محله. يسمح نظام حفظ الملفات الورقية بالوصول المشترك عبر أقسام متعددة. على الرغم من أن الوصول المشترك يوفر الوصول إلى السجلات عند الطلب ، يمكنك تعيين حقوق المستخدم إما لعرض الملفات أو تحريرها أو إنشائها أو حذفها للتحكم في الوصول. تتضمن أنواع أنظمة حفظ الملفات غير الورقية برامج بسيطة وخوادم مستندات وأنظمة لإدارة المستندات.
