ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا من عدم القدرة على العثور على سجلات مهمة عندما تحتاج إليها. يجب حفظ جوازات السفر وسجلات التطعيم والوثائق المالية في نظام الإيداع المنزلي. لا تقلل من أهمية فوائد نظام الملفات الفعال.
استرجاع
هل تعرف أين عنوان سيارتك؟ ماذا عن الفعل لبيتك؟ الهدف من وجود نظام حفظ الملفات هو أن تكون قادرًا على العثور على المعلومات التي تحتاجها واستعادتها عندما تحتاجها. نظام حفظ ملفات فعال سيوفر عليك الوقت ويقلل من فرصة فقدان الوثائق والسجلات المهمة.
المتطلبات القانونية
فائدة أخرى لوجود نظام حفظ الملفات هو أنه يساعدك على الالتزام بالمتطلبات القانونية التي تحكم مدة الاحتفاظ بالأنواع المختلفة من المستندات. توصي جمعية مسؤولي إدارة السجلات بأن تتحقق من رموز الولاية الإدارية ، وقوانين الولاية ، ورمز الولايات المتحدة للعثور على اللوائح ذات الصلة بالاحتفاظ بالسجل في المكان الذي تعيش فيه.
تطهير
ميزة للحفاظ على السجلات الخاصة بك بشكل صحيح هو أن وجود نظام حفظ الملفات يساعدك على معرفة وقت إزالة السجلات القديمة التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها. يجب أن يتم تمزيق السجلات والسجلات المالية التي تحتوي على معلومات شخصية لتجنب احتمال وقوعها في الأيدي الخطأ.
