يتيح نظام حفظ الملفات الذي يتم صيانته بشكل جيد الوصول إلى المعلومات الحيوية بسرعة وتوفير أموال الشركة عن طريق توفير الوقت. تستخدم الشركات والمدارس والوكالات الحكومية وحتى الأشخاص العاديين أنظمة حفظ الملفات لتنظيم شؤونهم. الاختيار بين أربعة أنواع مختلفة من أنظمة الملفات لمكتبك. كل تقدم مزاياها وعيوبها.
نظام الايداع الابجدي
في نظام حفظ الملفات أبجديًا ، قم بترتيب السجلات وفقًا لاسم - إما اسم الشخص أو الشركة أو الموضوع - وفقًا لخطابات الأبجدية. استخدم نظام الايداع هذا بطريقتين مختلفتين. نظام الملفات الأبجدي الموضعي ، المعروف أيضًا باسم نظام القاموس ، يقوم بتسجيل الملفات الفردية حسب الترتيب الأبجدي. تعمل أنظمة حفظ الملفات هذه بشكل جيد عند تخزين عدد قليل من السجلات ، أقل من 5000 ملف ، وفقًا لشركة Ancom ، وهي شركة أنظمة ملفات.
يثبت هذا النظام أنه مشكلة عندما يكون لديك الكثير من العملاء أو العملاء الذين يتشاركون نفس الاسم. استخدم نظامًا جغرافيًا - يُشار إليه أيضًا باسم الموسوعة أو النظام المصنف - لتنظيم مجلدات أكبر من السجلات. في هذا النظام ، يتم تجميع الموضوعات معًا ضمن فئات واسعة استنادًا إلى موقع مثل مدينة أو مقاطعة أو ولاية. يتم ترتيب الفئات والملفات داخل كل فئة حسب الترتيب الأبجدي.
نظام الايداع الرقمي
عند استخدام نظام إيداع رقمي ، قم بتعيين أرقام لكل ملف وترتيب الأرقام بالترتيب التسلسلي. لن تحتوي الملفات الخاصة بالأشخاص الذين لديهم نفس الاسم على عناوين مكررة كما هو الحال مع النظام الأبجدي. يوفر هذا النظام أيضًا سرًا أفضل للملفات نظرًا لعدم عرض أي أسماء على الملفات والعمل بشكل جيد عند التعامل مع حجم كبير من الملفات. بدلاً من تعيين عدد من الملفات ، استخدم النظام الزمني الذي يضع الملفات بالترتيب وفقًا للتاريخ.
نظام محطة أرقام المحطة
عند استخدام حفظ الأرقام الطرفية ، قم بتعيين أرقام الملفات بترتيب تسلسلي ، ولكن قم بتدوينها وفقًا لآخر رقمين. تعطى Ancom أمثلة لإيجاد ملف مرقم 17234. أولاً انتقل إلى القسم 34 من نظام حفظ الملفات ، ثم ابحث عن المنطقة 72 من هذا المقطع وأخيراً ابحث عن الملف 1. يعمل هذا النظام بشكل جيد عند حفظ أكثر من 10000 ملف.
نظام الايداع الأبجدي الرقمي
استخدم كل من الحروف والأرقام لتنظيم الملفات في نظام حفظ الملفات الأبجدي الرقمي. على سبيل المثال ، استخدم حرفين للدلالة على حالة العميل ، متبوعًا برقم للدلالة على رقم حسابه. وهذا يسمح بتوفير أسهل عند الحاجة إلى سحب كمية كبيرة من الملفات من نفس الموقع.
