كيزن هي فلسفة تجارية يابانية تدور حول مفهوم التحسين المستمر ، التقدم الذي تتم مراقبته في المنظمة فيما يتعلق بهدف مسبق. في الوقت الذي قدم فيه بعض ممارسي الكايسين مثل ماساكي إيماي طرقاً محددة لتطبيق هذه الفلسفة ، لا توجد طريقة تدريجية تشرح كيفية عقد اجتماع كايزن. بدلا من ذلك ، يتم التركيز على طريقة كايزن على إعادة تأسيس قيمة المبادئ المشتركة - العمل الجماعي ، التواصل ، المرونة ، القدرة على التكيف ، الجهد والجودة. من خلال عملية هذا التأكيد الجماعي يمكن تحقيق الإنتاج العجاف.
تحديد الغرض من الاجتماع. في كايزن ، تكون الاجتماعات إما لتخطيط المشروع ، والتي تتضمن تحديد الأهداف وتقسيم المهام ، أو مراجعة المشروع ، حيث يقوم أعضاء الفريق بالإبلاغ عن النجاح والصعوبات التي يواجهها الفريق.
ادعوا الفريق بأكمله إلى الاجتماع. لا تحذف الموظفين المحيطين من المشاركة ؛ يساعد تضمينها في الحفاظ على جميع زملائك في الحلقة.
دعوة مديري المشاريع من المشاريع ذات الصلة إلى الجلوس في اجتماع لتعزيز الشعور بالتكامل الأفقي والمجتمع داخل الشركة.
نرحب بالمشاركين في الاجتماع. قم بتوفير علامات الاسم وتخصيص المقاعد حسب الضرورة. تأكد من حجز مكان يزيد من التفاعل وجهًا لوجه. بالنسبة لمجموعة صغيرة ، فإن الطاولة المستديرة أو البيضاوية هي الأفضل.
الرد على أهداف الاجتماع في مكان بارز. قراءة الأهداف إلى المجموعة والإجابة على الأسئلة القصيرة اللازمة للتوضيح.
اطلب إدخال من المجموعة حول الهدف. على سبيل المثال ، هل تم تحقيق هدف أسبوعي أو تجاوزه؟ توفير وسائل متعددة للمشاركين لتقديم مدخلاتهم ؛ يمكن مشاركة الأفكار من خلال عرض الأيدي أو التعليقات الشفهية أو البيانات المكتوبة أو مخطط عصف ذهني مشترك.
اجمع المدخلات وأعدها إلى المجموعة. لا تحذف التعليقات السلبية أو تبالغ في التأكيد على الإيجابيات. يمكن أن تكون التعليقات السلبية كاشفة ، مما يلفت الانتباه إلى المجالات التي تتطلب التحسين.
ضبط أو إعادة تأكيد الأهداف قصيرة المدى. اكتب المهام والأهداف الفرعية على بطاقات الملاحظة. تزويد كل مشارك ببطاقة ملاحظة تُعلم كل واحد من أهدافه وواجباته الشخصية.
الرد على أي مخاوف أو أسئلة مستمرة.
نصائح
-
توجيه مناقشة الاجتماع بحيث يتم تناول جميع المخاوف ، حتى إذا كان منظورك كقائد للمشروع يجعل من الصعب رؤية صحة هذه المخاوف.
هناك أربع مراحل رئيسية في عملية kaizen: التصور ، وتطوير الفكرة ، وصنع القرار والتنفيذ. يمكن أن تحدث الاجتماعات في وبين أي من هذه العبارات وقد يتم تصميمها وفقًا لأي من هذه العمليات. على سبيل المثال ، قد يركز اجتماع في بداية المشروع على مراجعة المشاكل الموجودة وملاحظة آثار ثقافة الشركة.
