تشرح وثائق متطلبات الأعمال ما يجب أن يقوم به العمل لحل المشكلات الموجودة و / أو اكتساب قدرات جديدة. ومع ذلك ، لا تصف هذه المستندات كيفية تنفيذ الحل - هذه خطوة لاحقة. يقوم محللو الأعمال بإعداد مستندات المتطلبات بعد إجراء بحث مستفيض حول الشركة وصناعتها. يجب أن يتضمن البحث اتصالًا واسع النطاق مع أصحاب المصلحة ذوي الصلة بنطاق الوثيقة.
اهداف العمل
على الرغم من أن الوصف غير المقبول لأهداف أعمال الشركة هو "كسب المال" ، إلا أن الأهداف غالباً ما تكون أكثر تعقيداً وتأهيلاً. إن مكانًا جيدًا لبدء توثيق أهداف العمل هو فحص بيان مهمة الشركة ، والذي يجب أن يشرح القيم الأساسية للشركة ، والأسواق التي ترغب في التنافس فيها ، وفلسفتها الإدارية وما تريد تحقيقه بخلاف جني الأموال. على سبيل المثال ، قد يشير بيان المهمة إلى أن الشركة تريد إنشاء حلول مبتكرة ذات قيمة اجتماعية كبيرة.
تحديد النطاق
من الضروري تحديد نطاق مستند المتطلبات بحيث يتعامل مع مساحة مشكلة معينة. وكثيراً ما تكون رعاية المستند تنظيمية ، مما يضع حدودًا على نطاق المشروع. على سبيل المثال ، قد تقوم إدارة الشحن بتفويض مستند متطلبات العمل بسبب عدد متزايد من شكاوى العملاء حول الشحنات المتأخرة.
حقائق في صراع مع الأهداف
المهمة التالية للمحلل هي توثيق الحقائق التي تتعارض مع أهداف العمل. على سبيل المثال ، لنفترض أن هدف النشاط التجاري هو أن تكون شركة رائدة في شريحة سوق معينة في صناعة ما. إذا فقدت الشركة حصة السوق من المنافسين في القطاع ، سيقوم المحلل بتوثيق الحقائق ، ووصف حجم خسارة السوق ، وعرض الأسباب المحتملة لهذه الظاهرة وتحديد واحد أو أكثر من أهداف العمل التي لم يتم الوفاء بها. لإكمال هذا القسم ، يجب على المحلل تجميع مجموعة شاملة من تعارضات الأهداف / الحقائق ، والمنظمة منطقيًا في فئات مختلفة ضمن نطاق المشكلة.
الإجراءات الحالية
ينبغي أن يوضح الجزء التالي من وثيقة المتطلبات بعض جوانب العمليات والسياسات الحالية. من السهل الذهاب إلى البحر ، لذا يركز المحلل ذو الخبرة على الأنشطة التي تساهم في نطاق المشكلة. على سبيل المثال ، قد يصف المحلل كيف تتعامل الشركة مع البيانات والسلع من وقت استلام الطلب إلى تاريخ الشحن. يجب أن يشير الوصف إلى أي أوجه قصور تسهم في التأخير. يستخدم المحللون أدوات رسومية مختلفة للمساعدة في إظهار كيفية تدفق البيانات والمواد والتكاليف من خلال المؤسسة. يجب على المحلل أيضًا أن يعترف بأي قيود تؤثر على العمليات الحالية والمستقبلية.
تنظيم للعمل
يعرض القسم الأخير من وثيقة متطلبات الأعمال مجموعة من الأهداف تصف ما يجب الوفاء به لإزالة التعارض بين الأهداف والواقع. في هذه المرحلة ، يجب على المحلل مقاومة إغراء تقديم المشورة بالتفصيل حول كيفية إصلاح المشاكل. على سبيل المثال ، قد يدرج المحلل "تقليل الوقت للموافقة على الطلبات بنسبة 20 في المائة" كمتطلب عمل ، ولكن ليس "تثبيت نظام ترتيب جديد". يجب على المحلل تجميع قائمة ومخططات للإدارات والإجراءات التي تؤثر عليها متطلبات العمل. يجب أن تتضمن الوثيقة أيضًا جدولًا وميزانية لتحديد الحلول التفصيلية. في وقت لاحق ، سوف تقدم وثيقة تصميم المشروع وسيلة لتلبية المتطلبات. قبل أن يحدث هذا ، يجب على الجهة الراعية للمشروع وأصحاب المصلحة الآخرين الموافقة على متطلبات العمل أو تعديلها.
