يقوم معظم الأفراد في العمل بشكل روتيني بتقديم المستندات كمرفقات بالبريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فمن الأفضل إنشاء مجلد لطيف للبريد العادي. يتمثل هدفك في كتابة أي مستند لأغراض العمل في تضمين المعلومات التي يحتاجها الطرف الآخر بلغة احترافية. هذا لا يعني أن اللغة يجب أن تكون جذابة أو غامضة. إذا كان الأشخاص الذين سيقرؤون المستند قد لا يفهمون بشكل كامل ، فكر في إنشاء صفحة منفصلة من المعلومات ذات التعداد النقطي لشرح المستند الرئيسي.
اجمع كل المعلومات التي تحتاجها للمستند الخاص بك. قدّم معلومات واضحة في المستند بحجم خط يمكن للآخرين قراءتها بسهولة. جرّب أحجام الخطوط وأنماط الطباعة لإنشاء انطباع بصري جيد. اطلب من شخص تثق به مراجعة المستند قبل إرساله.
ضع اسم وعنوان وقسم الشخص الذي سيحصل على الوثيقة. قم بتضمين اسم مؤلف المستند وعنوان البريد الإلكتروني وأرقام الاتصال بالهاتف. اكتب هذا النوع من المعلومات في الزاوية اليمنى العليا لصفحة الغلاف ، أو قم بتوسيط هذه المعلومات في الجزء السفلي.
اكتب ملخصًا تنفيذيًا يوضح المعلومات التي يوفرها المستند. على سبيل المثال ، حدد أن المستند عبارة عن عرض تسعير لوظيفة متعاقدة. قم بتقييد الملخص التنفيذي إلى نصف صفحة أو أقل. اكتب هذا القسم كما لو أن القارئ ليس لديه أدنى فكرة عن أي معلومات مقدمة في المستند. يجب أن يقدم الملخص معلومات قد يحتاج الشخص الذي يتسلم المستند إلى مشاركتها مع الآخرين.
قدم معلومات عن المشروع الذي ترغب في مناقشته من خلال البدء بالمعلومات الأكثر أهمية أولاً. اشغل اهتمام القارئ وحاول الاحتفاظ به خلال كل فقرة. تميل مستندات الأعمال إلى أن تصبح مملة مع الكثير من الإسهاب. أنشئ عناوين فرعية لتقديم المعلومات بطريقة أكثر تشويقًا.
ارسم صورة بكلماتك. ساعد القارئ على تصور النقاط التي تحاول القيام بها باستخدام لغة تصف ما يجب أن يحدث.
تحذير
اكتب أي مستند تجاري على مستوى تعليم القارئ. إذا كنت تخطط لاستئجار شركة حفريات لنقل الأوساخ من موقع بناء ، استخدم اللغة التي ستستخدمها الشركة في عملياتها اليومية ، وليس وصفًا علميًا.
