يمكن أن يكون تبسيط السياسات والإجراءات في إعداد الشركة عملية صعبة. سواء كانت الشركة مصنعًا صناعيًا أو مجرد مكتب صغير ، فإنها ستستفيد كثيرًا من تبسيط جميع السياسات والإجراءات التي تنخرط فيها الشركة. يصعب على هذا الشخص إدارة شخص واحد على نطاق واسع. وبما أن هذه العملية تتطلب دراسة جميع مستويات الشركة ، فقد يستغرق الأمر عدة سنوات قبل اكتمال المهمة بالكامل.
ابحث في جميع السياسات والإجراءات التي تحدث داخل شركتك أو الشركة التي تعمل بها. يستغرق عدة أيام لمراقبة كل قسم من الشركة وما هي السياسات والإجراءات التي يقومون بها كل يوم.
يحيط علما بأي إجراءات وسياسات زائدة عن الحاجة أو تبطئ إنتاجية الموظفين. تعرف على الوقت الذي يستغرقه الحصول على موافقة للمهام ، إلى جانب أي ترخيص أو موثق أو أذونات من المحاكم.
تقييم كل سياسة وإجراء لفعالية التكلفة والكفاءة والضرورة.
ضع خطة جديدة للسياسات والإجراءات التي تقضي على أي مهام إدارية غير ضرورية أو عمليات اعتماد أو أعمال ورقية. على سبيل المثال ، يمكن للموظفين إدخال البيانات في جدول بيانات وإرسالها بالبريد الإلكتروني بدلاً من طباعة نسخة مطبوعة.
احرص على ملاحظة أي عمليات مكررة تحدث في الشركة ، مثل مراجعة مشروع من قبل عدة أشخاص مختلفين. القضاء على أكبر عدد ممكن من الخطوات المكررة. على سبيل المثال ، قد يحتاج المشروع الذي تمت مراجعته من قبل العديد من الأشخاص إلى مراجعة واحدة مؤهلة فقط.
اطلب من الموظفين والمديرين وحتى الشركاء الخارجيين الذين يعملون مع الشركة ما قد يتغيرون بشأن سياسات وإجراءات تلك الشركة. وهذا يمكن أن يفضي إلى الكثير من السياسات الخاطئة للإضاءة والمساعدة في إنشاء شركة تروق لها جميع المستويات.
العثور على أسرع وأسهل طريقة لاستكمال المهام من خلال مشاهدة العديد من الموظفين يقومون بنفس المهمة. بمجرد اكتشاف الطريقة المثلى للقيام بهذه المهمة ، قم بتدريب جميع الموظفين الآخرين لإكمال المهمة بهذه الطريقة.
إصلاح وترقية جميع المعدات والآلات وأجهزة الكمبيوتر في الشركة. سيقلل ذلك من الوقت غير المنتج ويساعد في تسريع العملية النهائية.
فحص جميع الأدلة ووثائق التدريب. تبسيط جميع اللغات وتقليل جميع الأجزاء غير الضرورية من الدليل لتوفير معيار واضح ومختصر لإكمال المهام.
اجمع جميع البيانات ، ثم أنشئ اقتراحًا لإزالة السياسات والإجراءات غير الضرورية. اعرض البيانات على مالكي الشركة حتى يتمكنوا من تحديد التغييرات المطلوب تنفيذها.
