كيفية تحسين السياسات والإجراءات

تعتبر السياسات والإجراءات مهمة بالنسبة إلى الأعمال التجارية ، لأنها ، كما هو موضح من قبل وزارة الصحة والأسر في أستراليا ، تحدد كيفية عمل الأعمال التجارية وتحدد وجهة النظر الأخلاقية والمعنوية والقانونية للشركة. قد يؤدي تحسين السياسات والإجراءات إلى تعزيز إنتاجية الشركة والعلاقات الداخلية والخارجية. وهذا بدوره يمكن أن يترجم إلى إيرادات أفضل ونجاح تجاري بشكل عام.

حدد أهداف العمل. كل شيء في السياسات والإجراءات يجب أن يعكس هذه الأهداف.

راجع السياسات والإجراءات الحالية لمعرفة ما إذا كانت محدثة وتفي بأهداف الشركة.

إجراء الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية للموظفين والمقابلات والمسوحات للحصول على مدخلات حول ما يشعر به الموظفون في السياسات والإجراءات. من الممكن أن تكون للإدارة وجهات نظر مختلفة حول ما هو مهم للسياسات والإجراءات. بما في ذلك آراء الموظفين يلغي خطر وجود سياسات وإجراءات لا تلبي احتياجات الموظفين.

التحقيق في القوانين التي تنطبق على العمليات التجارية. هذه القوانين يمكن أن تتغير مع مرور الوقت. يجب أن يعكس دليل السياسات والإجراءات الحالي الإصدار الحالي للقوانين وأن يحدد بوضوح كيف تؤثر هذه القوانين على البروتوكولات.

قسم السياسات والإجراءات إلى قسمين. يجب أن يحدد القسم الأول البروتوكولات التي تنطبق على جميع الموظفين. يجب تقسيم القسم الثاني حسب القسم وتفصيل اللوائح التي تنطبق على كل قسم من أقسام الشركة. يتيح ذلك للموظفين العثور على البيانات المتعلقة بعملهم بسرعة كبيرة.

اختر تنسيقًا للسياسات والإجراءات المعدلة والموجزة ولا تترك للقراء يقلبون في جميع أنحاء الدليل.

تطوير ووضع الخطوط العريضة لكل قسم. اسأل نفسك عما إذا كانت أوصاف الخدمات والوظائف واضحة وقم بمراجعتها من قبل لجنة لتحديد أي جوانب من الغموض.

مراجعة سياسات وإجراءات 7 Cs. كما هو موضح من قبل كريس أندرسون من work.com ، فإن 7 Cs تتضمن السياق (المشتملات ذات صلة) ، الاتساق (المصطلحات المستخدمة بنفس الطريقة طوال) ، اكتمال (لا توجد ثغرات في المعلومات) ، التحكم (شروط تفصيلية أهداف الشركة وسلطتها) ، الامتثال (توضح المصطلحات كيفية استيفاء القواعد والعقوبات) ، والصواب (عدم وجود أخطاء إملائية أو أخطاء إملائية أو نحوية) والوضوح (لا يوجد غموض).

يجب مراجعة السياسات والإجراءات من قبل خبراء خارج الشركة. على سبيل المثال ، قد يفحص المحامي السياسات والإجراءات للتأكد من أنها لا تحتوي على ثغرات أو مسؤوليات قانونية.

نصائح

• ضع في اعتبارك أنماط التعلم المختلفة عند إنشاء السياسات والإجراءات. تأكد من تضمين الرسوم البيانية والتمثيلات المرئية لمساعدة أولئك الذين هم أكثر المتعلمين الرسم.