تعمل السياسات والإجراءات الواضحة والمكتوبة جيدًا على التأكد من أن العمليات اليومية تعكس رؤيتك ورسالة أعمالك على المدى الطويل. كما أنها تخلق إطارًا لاتخاذ قرارات متسقة وعادلة ، وتعمل على حماية المصالح القانونية لنشاطك التجاري. إن عملية التبني ، التي تتكون عادة من المراجعة والاختبار والتعديل والتصديق ، أمر بالغ الأهمية للتأكد من أن السياسات والإجراءات تعزز بدلاً من أن تعوق احتمال تحقيق هذه الأهداف.
مراجعة سياسات وإجراءات المسودات
تبدأ مرحلة التبني ، وهي المرحلة الثالثة من دورة حياة السياسات والإجراءات ، بمراجعة شاملة. في العديد من الشركات ، يجري فريق الإدارة مراجعة أولية قبل تمرير القرارات المقترحة بشأن التعديل أو الاختبار أو الموافقة. انظر لمعرفة ما إذا كانت السياسة المقترحة ترتبط بهدف استراتيجي وما إذا كانت الإجراءات مرتبطة بسياسة الأصل. أيضا ، تأكد من أن المفهومة مفهومة وتخاطب الجمهور المستهدف. أرسل أي كتابة تفشل المراجعة الأولية إلى الكاتب للمراجعة.
إنشاء قواعد الملاحظات
إنشاء قواعد ، بما في ذلك تواريخ الموعد النهائي ، لتقديم ملاحظات حول التعديل أو طلبات المراجعة الكاملة. يجب أن يتضمن أي شيء يتم إرساله مرة أخرى بعد المراجعة الأولية التعليقات المناسبة ، وليس عبارة مثل "لا رأي". على سبيل المثال ، يتطلب أن تبدأ التعليقات مع عبارات مثل "مشروع يتطلب تعديلات طفيفة" أو "المشروع غير مقبول ويحتاج إلى يجب أن تكون التغييرات فعالة. "اتبع هذه البيانات الافتتاحية مع تغييرات محددة أو توصيات المراجعة.
مرحلة الاختبار
تنفيذ السياسة والإجراءات المرتبطة بها باستخدام جمهور محدود ووقت محدد. في أغلب الأحيان ، يكون الجمهور هو القسم أو المستخدمين الأكثر تأثرًا بشكل مباشر. يجب أن يكون الإطار الزمني طويلًا بما يكفي لتقييم التأثير على العمليات اليومية وأي تداعيات محتملة. توجيه المديرين والموظفين المتأثرين لتقديم ملاحظات حول ما إذا كان القرار فعالاً أو ما إذا كانت التغييرات قد تجعل القرار أكثر فاعلية وأكثر كفاءة أو أكثر تماشياً مع توجيه الامتثال.
التصديق والتنفيذ
التصديق هو الخطوة النهائية في الموافقة على السياسات والإجراءات. بالنسبة إلى الشركات الصغيرة ذات الهيكل التنظيمي المسطح وعدد قليل من صانعي القرار ، يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل تسجيل مالك النشاط التجاري وإرشاد الموارد البشرية لإدراج القرار في دليل الموظف. بالنسبة للمؤسسات متوسطة الحجم أو الكبيرة ، يتضمن التصديق غالباً مراجعة نهائية ومناقشة ، يتبعها قرار بالقرار. بمجرد الموافقة عليها ، تنتقل السياسات والإجراءات إلى مرحلة التنفيذ.
