توفر السياسات والإجراءات ، عند كتابتها ، إرشادات للمدراء والعاملين من أجل معاملة عادلة وموحدة ومنطقية وقانونية لكل فرد في منظمة أو شركة. تحدد السياسات القواعد ، وتوفر الإجراءات السبل التي ينبغي أن تنفذ بها السياسات.
لماذا هناك حاجة السياسات والإجراءات
توفر السياسات والإجراءات الأساس للسلوك المتناسق بغض النظر عن وضع أو مدة شغل الأشخاص الذين يقومون بتنفيذها. وهي تتيح الفرصة لاستجابات أسرع للأسئلة أو المخاوف حول "ما يجب فعله". لأنها توفر التوحيد النسبي ، فإنها تجعل المساءلة أكبر ممكنة. كما تساعد السياسات والإجراءات في ضمان أن تكون الإجراءات قانونية وفي الوقت المناسب.
خطة من خمس خطوات لإبداعهم
الخطوة الأولى تتطلب دراسة أي سياسات أو إجراءات سابقة أو حالية. من الحكمة النظر إلى ما يفعله الآخرون في هذا المجال لمعرفة ما قد يكون مفقودًا ، خاصة إذا كانت مؤسستك أو شركتك تختلف بشكل كبير. يجب إجراء مقابلات مع أولئك الذين سيكونون مسؤولين عن مراقبة السياسات والإجراءات ، والأشخاص المتأثرين بها.
في الخطوة الثانية ، المسلّحة بأحدث البيانات ، يجب صياغة السياسات والإجراءات الجديدة أو المراجَعة وتوزيعها. الخطوة الثالثة هي مرحلة التنفيذ. إذا كان تدريب الموظفين مطلوبًا ، فهذا هو الوقت المناسب لإجراء ذلك. مع مرور الوقت ، تسعى الخطوة الرابعة إلى تقييم ما تم تنفيذه حتى يمكن إجراء التغييرات ، إذا لزم الأمر.
تتألف الخطوة الأخيرة ، المستندة إلى التقييمات المستمرة للسياسات والإجراءات والتغييرات في البيئة ، من تحديث بحيث تظل العملية الحالية. قد يتم إصدار قوانين جديدة أو قوانين اتحادية جديدة أو إصدار أنظمة جديدة.
سياسات وإجراءات الموارد البشرية
قسم الموارد البشرية في أعلى القائمة للتنفيذ المطلوب. إن التوظيف ، والتوظيف ، وإطلاق النار ، واستعراض أداء الموظفين ، والوقت والحضور ، والعطلة ليست سوى عدد قليل من المجالات الهامة التي يجب تغطيتها. ستشمل بالتأكيد مخاوف التحرش الجنسي والاستشاريين والمزايا الإضافية.
المناطق الأخرى التي قد تتطلب سياسات وإجراءات
تتطلب كشوف المرتبات والمحاسبة والدوائر المالية السياسات والإجراءات. الجرد والعرض والشراء ؛ أجهزة الكمبيوتر والإنترانت والإنترنت ؛ خدمة العملاء وسلامة المنتجات واستدعاء؛ الأمن ، التعافي من الكوارث ؛ والمبيعات والتسويق هي بالتأكيد مجالات إضافية تحتاج إلى سياسات وإجراءات.
العثور على أمثلة
تقدم لك العديد من الشركات التجارية وغير الربحية على الإنترنت نماذج لها لغة مناسبة في العديد من المجالات. بدلاً من إعادة اختراع العجلة ، فإن استخدام شيء مكتوب بالفعل كأساس لسياساتك وإجراءاتك منطقي. هذا يوفر عليك الوقت ، يزيد من احتمال تضمين المناطق الهامة ويساعد على ضمان استيفاء المتطلبات القانونية.
إذا كان بإمكانك الحصول على سياسات وإجراءات المنظمات أو الشركات التي تعمل في نفس المؤسسة التي تملكها ، فإن ذلك سيكون مفيدًا.
يجب اعتبار أي مصدر واحد غير ذي صلة أو موثوق به تمامًا. لمزيد من الأمثلة التي يمكنك العثور عليها ، من المرجح أن تكون سياساتك وإجراءاتك أفضل.
