قبل التعاقد مع الموظف الأول ، يجب على الشركة أن تضفي الطابع الرسمي على سياساتها وإجراءاتها ؛ هذا صحيح بالنسبة لأية شركة. تشكل سياسات وإجراءات شركة ما شيئًا من الأساس ؛ كلما تمت صياغة السياسات والإجراءات بشكل أفضل وكلما كانت أكثر شمولاً ، كلما كان العمل أفضل.
ميزات السياسة
تشمل سياسات الشركة أكثر من مجرد السياسات الإلزامية للدولة والفيدرالية التي يقتضيها القانون ؛ تجسد سياسات الشركة موقف الشركة بشأن قضايا محددة ، سواء المتعلقة بالأعمال الداخلية للشركة والمزيد من الأعمال الخارجية. ستغطي السياسات موقف الشركة في الوقت المحدد ، وأيام العطلات والأعياد. كما أنها تشير إلى وجهة نظر الشركة حول كيفية معاملة العميل ، من خلال سياسات وسياسات خدمة العملاء بشأن المرتجعات ، والسلع التالفة ، وما إلى ذلك. وستحدد سياسات الشركة الطريقة التي تتم بها حماية المعلومات وتنفيذ الإجراءات الإدارية - وليس الإجراء الفعلي ، لكن الإجراءات العامة التي تختار الشركة اتخاذها ولماذا.
ميزات الإجراء
تكملة للسياسات ، التي تملي سبب القيام بشيء ما ، تشرح إجراءات الشركة كيفية القيام بعمل ما. هذا مهم بشكل خاص للشركات الكبيرة. يساهم معيار الأداء والقواسم المشتركة في كيفية إنجاز المهام في تطوير تناسق مربح ، لأنه يقلل من منحنى التعلم ويبسط المهام ويساهم في إرضاء الموظفين ، في معايير الأداء المحددة والمهمة بوضوح الإجراءات متسقة.
فوائد
الفائدة الأساسية من وجود سياسات وإجراءات محددة هي اتساق أكبر. يساعد هذا النوع من الاتساق ، الذي يتم عرضه داخليًا وخارجيًا ، الشركة على العمل بكفاءة واتساق أكبر. يساهم الاتساق كذلك في إدراك العملاء لجودة الشركة ونزاهتها. هذا النوع من الاتساق مهم للغاية حيث توجد ولايات قانونية للشركات الكبيرة ، مثل Sarbanes-Oxley ، لضمان الاتساق لأصحاب المصلحة. تستفيد الشركات الصغيرة من الاتساق الذي توفره السياسات والإجراءات أيضًا. على سبيل المثال ، وجود كتب متسقة أمر يبحث عنه مستثمر محتمل. في الواقع ، ليس من غير المألوف أن يطلب مستثمر محتمل ، أو مسؤول قروض ، نسخة من سياسات وإجراءات الشركة ، وتسمى أيضًا دليل الشركة أو دليل الموظف ، لهذا السبب فقط.
كتيب
دليل الشركة / دليل الموظف هو مجموعة رسمية من سياسات وإجراءات الشركة. وبصرف النظر عن حقيقة أن الدليل هو ، في كثير من الحالات ، المراسلات الرسمية الأولى التي ستقوم بها الشركة مع الموظف ، وقد يطلبها المستثمرون ، فإن الدليل يضفى صفة رسمية على عمليات الشركة ، مما يوفر إشارة إلى موظف جديد. يمكن أن تذهب إلى عندما لا تكون متأكدا من سياسة أو إجراء ، فضلا عن توفير أساس قانوني للإجراءات تأديبية الموظف. تم إحباط العديد من الدعاوى القضائية لأن الشركة لديها دليل موظف ، والذي ينص بوضوح على سياسات الشركة وإجراءاتها.
المفاهيم الخاطئة
ومع ذلك ، فإن دليل الموظف (وبالتالي السياسات والإجراءات الرسمية) لا ينبغي النظر إليه كأداة جزائية أو التزام قانوني. في حين أن الدليل لا يخدم هذه الأغراض ، فإن الشركات التي لديها أفضل كتيبات الموظفين (اقرأ: الأكثر فائدة) تستخدم الدليل كفرصة لبناء أساس يساعد على ضمان أن يكون الجميع في نفس الصفحة ، سواء كان ذلك في الإجراءات الفعلية أو لماذا هذه الإجراءات تتم على هذا النحو.
