يجب على الشركات التي تحتفظ بالمصروفات النثرية لدفع ثمن الحاجات الصغيرة ، حسب الطلب ، تنفيذ إجراءات اختبار تدقيق النثريات الصحيحة لضمان استخدام الموظفين للمصروفات النثرية للأسباب المناسبة وحساب مبلغ المصروفات النثرية المستخدمة على الوجه الصحيح. كلما كان ذلك ممكنا ، يجب على الشخص الذي لا يستطيع الوصول إلى المصروفات النثرية أن يكون الشخص المسؤول عن تدقيق المصروفات النثرية.
توقيت عمليات التدقيق
ينبغي إجراء عمليات تدقيق النقدية النثرية بشكل عشوائي ودون سابق إنذار للموظفين الآخرين. بدون عمليات تدقيق عشوائية ، فإن الموظفين الذين "يقترضون" من المصروفات النثرية لأسباب شخصية لديهم وقت لإعادة المال إلى مكانه قبل تدقيق الأموال.
مجموع المحتويات
إن الموازنة بين المصروفات النثرية في الصندوق أو الدرج هي الخطوة الأولى في المراجعة. تم استخدام إجمالي جميع المصروفات النثرية بالإضافة إلى المتحصلات من أجل المصروفات النثرية للدفع مقابل إجمالي مبلغ المصروفات النثرية المحتفظ بها للاستخدام. على سبيل المثال ، إذا احتفظت بمبلغ 500 دولار أمريكي في المصروفات النثرية ولديك 150 دولارًا أمريكيًا كمدفوعات للمصروفات النثرية ، فيجب أن يكون لديك 350 دولارًا نقدًا متبقيًا في الدرج. يجب أن يلاحظ تقرير المصاريف في حالة وجود أموال أو إيصالات غير مصحوبة ، ويجب استجواب جميع الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى المصروفات النثرية حول الفرق.
مراجعة الإيصالات
يجب أن يشرح كل إيصال بوضوح العناصر التي تم شراؤها. إذا كان البند (العناصر) المشتراة غير واضح من الإيصال نفسه ، فيجب أن يلاحظ البند (البنود) خطياً على الإيصال مع أي تفسير ضروري للمصروفات. يجب أن يمثل كل عنصر يتم شراؤه استخدامًا مناسبًا لصناديق المصروفات النثرية وأن تتم الموافقة عليه من قِبل مدير أو مشرف ، كما هو منصوص عليه في سياسات شركتك. أي استخدام غير مناسب للمصروفات النثرية ، مثل العناصر الشخصية ، يجب أن يلاحظ في تقريرك. يجب أن يلاحظ في تقريرك أي استخدام للمصروفات النثرية لتغطية مصاريف التشغيل العادية ويشرحها الموظفون بحيث يمكنك تحديد ما إذا كان يجب إجراء تغييرات على إجراءات التشغيل لتغطية هذه التكاليف بطريقة أخرى.
مراجعة دفتر الأستاذ العام
ينبغي أن ينعكس كل المصروفات النثرية بشكل صحيح على دفتر الأستاذ العام المحاسبة. تحقق من الإيصالات لتوضيح المصروفات ، وتحقق من ترحيل المصاريف إلى حساب مصروفات الأستاذ العام الصحيح.
تحقق من العناصر التي تم شراؤها
كلما كان ذلك ممكنا ، يجب عليك أن تطلب أن ترى البند (ق) شراؤها مع المصروفات النثرية ، وخاصة في حالة السلع غير الاستهلاكية. إذا استخدم الموظفون المصروفات النثرية لشراء معدات صغيرة أو غيرها من الضروريات غير القابلة للاستهلاك ، يجب أن يكون الموظفون قادرين على إظهار موقع العنصر (العناصر).
