تنص تقارير التبرير على تغييرات في سياسات أو إجراءات العمل. يقدمون أدلة تبرر مسار العمل الذي يحل مشكلة أو يحسن الأداء ، على سبيل المثال. غالبًا ما يقدمون حلولًا تؤدي إلى تحقيق وفورات أو مكاسب مالية. لإنشاء تقرير فعال ، يجب عليك تقديم حجج مقنعة وأدلة داعمة لدعم التغييرات التي تقترحها.
استخدم عنوانًا أساسيًا للمذكرة (من / إلى / التاريخ / الموضوع) واملأه. أوضح من عليه قراءة التقرير ، ومن قام بكتابته ، وعن محتوى المحتوى.
اكتب فقرة افتتاحية تصف المشكلة أو الغرض من تقريرك. اشرح في بضع جمل ما هي توصياتك ، واشرح الفوائد التي ستحققها.
اكتب مقدمة لتقريرك والتي توضح الغرض من التقرير وأهميته بمزيد من التفصيل. قم بتضمين معلومات أساسية ذات صلة تساعد القارئ على فهم الدوافع والمنطق وراء توصياتك.
استخدم الجزء الأساسي من تقريرك لشرح كيفية اقتراحك لتنفيذ توصياتك. تقديم تفاصيل محددة حول الإجراءات أو الحلول الجديدة والتأثيرات التي ستحدثها. اشرح من سيشارك ، ماذا سيفعل ، ما سيكلفه ، وكم من الوقت سيستغرق تنفيذه.
حدد البحث أو الطرق التي اتبعتها للوصول إلى استنتاجاتك. تضمين عيوب ومشاكل الإجراءات الجديدة التي قد تنشأ ، وكذلك الفوائد. كن دقيقاً ، قم بتنظيم المواد منطقيًا ، وكن عادلاً ؛ هذا سيضيف قوة إلى حججك.
قم بإنهاء تقرير التبرير الخاص بك مع ملخص موجز لاستنتاجاتك وتوصياتك. لا تقدم معلومات جديدة في هذه المرحلة ؛ بدلا من ذلك قم بمراجعة الحجج الرئيسية لدعم توصياتك. اكتب فقرة إغلاق مختصرة لمذكرك.
نصائح
-
تسليط الضوء على مزايا التوصيات الخاصة بك ، وشرح كيف أنها تفوق أي عيوب. حافظ على كتابتك إيجابية. تجنب كلمات مثل ربما ، وربما وربما. توفير التوازن لتقريرك من خلال مناقشة الحلول البديلة. ضع التوصية التي تشعر أنها واعدة أكثر. كن واضحًا بشأن الخطوات التي تعتقد أنها يجب أن تأخذها في توصياتك. تجنب العموميات كن دقيقا. قدم كل توصية بفعل نشط لإضافة قوة إلى اقتراحاتك.
