بحكم التعريف ، يهدف تقرير شامل إلى استكشاف موضوع أو فكرة بتفصيل كبير. في الأعمال التجارية ، غالبًا ما تستخدم التقارير الشاملة لتقييم ومناقشة الوضع المالي للشركة. يمكن استخدام التقارير الشاملة لأغراض أخرى أيضًا ، مثل تلخيص اتجاه أعمال جديد أو وصف سوق مستهدف جديد. يمكن أن يكون تعلم كيفية كتابة تقرير شامل مهارة عمل مفيدة للموظفين على أي مستوى.
قبل أن تبدأ الكتابة
قبل البدء في كتابة التقرير الشامل ، قم بجمع جميع المعلومات والبيانات والمخططات والجداول والوثائق ذات الصلة التي ستحتاج إلى الرجوع إليها أثناء الكتابة. يجب إنشاء مخطط تفصيلي ، أداة كتابة يمكن أن تساعدك على تنظيم أفكارك في صيغة منظمة. يتكون المخطط التفصيلي عادةً من جمل أو عبارات قصيرة يمكن استخدامها كنقاط بداية لمختلف أقسام تقريرك. على الرغم من أن هذه الأقسام ستختلف اعتمادًا على نوع التقرير الذي تكتبه ، إلا أنها قد تتضمن ملخصًا تنفيذيًا ومقدمة وجدول محتويات والعديد من فقرات الجسم الأساسية وخاتمة وملحقًا وقسم مراجع.
كتابة التقرير
باستخدام الخطوط العريضة لإرشادك ، ابدأ بكتابة أول مسودة للتقرير الشامل. ابدأ بالمقدمة ، التي ستخبر القراء بما هم على وشك قراءته وشرح النقاط الرئيسية التي سيتم طرحها في التقرير. بعد المقدمة ، أضف فقرات متعددة ، أو أقسامًا محددة تتناول النقاط الرئيسية في تقريرك. في نهاية التقرير ، اكتب استنتاجًا يلخص التقرير. يجب أن يجمع الاستنتاج جميع النقاط الرئيسية التي وضعتها في التقرير. قد تتضمن توصياتك أو آرائك حول الموضوع في متناول اليد.
الملخص التنفيذي
بمجرد كتابة تقريرك ، من المفيد كتابة الملخص التنفيذي. يتكون هذا من عدة فقرات تلخص التقرير بأكمله. يجب أن يعطي الموجز التنفيذي القارئ معاينة مكثفة للتقرير الشامل حتى يتمكنوا من التقاط النقاط البارزة. غالبًا ما يكون هذا القسم من الورقة مفيدًا للمديرين التنفيذيين المشغولين الذين يريدون معاينة التقرير للحصول على فهم لما يدور حوله. قد تكون إحدى العينات القصيرة من الملخص التنفيذي هي:
مثال:
تقدم شركة Digital Shirts، Inc. قمصان مخصصة عالية الجودة مزودة بخوارزمية خاصة. تقع متاجرنا في بعض من أرقى مراكز التسوق في البلاد ، على وجه الحصر تقريبا في الأحياء ذات الدخل المرتفع. يتم تدريب فرق المبيعات لدينا بشكل جيد لخلق تجربة شراء قميص حرفي لكل عميل.
تم تكليف هذا التقرير لوصف تفاصيل الجناح الجديد المقترح للشركة.
بالاعتماد على الأرقام من السنوات الخمس الماضية ، يظهر التقرير أن الدخل أصبح راكدا ، في حين يشهد بائعو التجزئة المتميزون الآخرون زيادات قياسية. بعد إجراء بحث مستفيض ، قررت إدارة التحقيق أن كل شركة لديها زيادة في الدخل قد سجلت زيادة في المحتوى الرقمي الذي يربطها بعملائها.
حددت شركة R & D أن تطبيق التركيب الرقمي ، المصمم لإعطاء كل قميص تناسبًا مثاليًا بدون زيارات شخصية واسعة ، من شأنه أن يخلق زيادة كبيرة في الدخل. يوضح هذا التقرير بالتفصيل كيف سيتم استخدام التطبيق ، وكمية الأبحاث العملية التي تم إجراؤها ، والنتائج المتوقعة لتبني هذه التقنية.
من المستحسن أن تبدأ جميع المتاجر في دمج تكنولوجيا التركيب الرقمية الجديدة وأن يتم إنشاء مواد تدريبية وتسويقية في الوقت المناسب للاستفادة من موسم العطلات القادم.
المستندات الداعمة مفيدة
اذكر مصدر أي جداول أو جداول أو رسومات استخدمتها في التقرير في الملحق وأضف مصادر بحثك إلى صفحة المراجع. ستضيف هذه المستندات الداعمة وزناً إلى حججك.
عملية التحرير
بعد اكتمال المسودة الأولى ، ارجع إلى التقرير الشامل لإجراء التغييرات والإضافات حسب ما تراه مناسبًا. قد ينتهي بك الأمر مع العديد من المسودات في نهاية عملية الكتابة. خلال عملية الكتابة ، حافظ على جمهورك المستهدف. يختلف نوع اللغة التي تستخدمها حسب الشخص الذي سيقرأ التقرير الشامل. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب لأحد الخبراء في هذا المجال ، فيمكنك تضمين مصطلحات معقدة خاصة بالصناعة. ولكن إذا كنت تكتب لشخص عادي ، تجنب استخدام المصطلحات والاختلافات اللغوية. في بعض الحالات ، قد يكون من المنطقي كتابة تقرير شامل مختلف لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.
بعد الانتهاء من الكتابة
بمجرد الانتهاء من عملية الكتابة ، من المهم تدقيق عملك عدة مرات ، وإجراء أي تصحيحات عند الضرورة. قبل إرسال التقرير الشامل إلى الجمهور المستهدف ، فكر في مطالبة عضو من قسم الاتصالات بشركتك بمراجعة المستند وتعديله. هذه الخطوة حاسمة إذا ما تمت قراءة التقرير الشامل من قبل أفراد الجمهور في المستقبل.
تعتبر الدقة والقواعد الصحيحة والهجاء أساسية ، خاصة إذا ما تمت قراءة التقرير من قبل مديرين من المستوى الأعلى في شركتك. بينما لن يقرأ عملك كل عضو في مكتب الشركة بالشركة ، إلا أن تقريرًا شاملاً لا يمكن إلا أن يجعلك تبدو أفضل عندما يحين وقت الترقية.
