يمكنك تقديم أخبار سيئة للموظفين أو العملاء أو الإدارة من خلال مجموعة متنوعة من الأساليب. كثير من الناس يفضلون تسليم الرسائل السلبية مباشرة ومباشرة. ويفضل آخرون اتباع نهج أكثر دقة ، مع إيصال الرسالة بأقل لغة مسيئة. في كلتا الحالتين ، يجب عليك تسليم الأخبار غير المرغوب فيها على الأرجح وغير مرحب بها بطريقة واضحة وموجزة.
الحفاظ على العلاقة
لمجرد أن لديك معلومات غير مرغوب فيها ليتم نقلها ، لا يعني ذلك أنه يجب عليك الإضرار بالعلاقة مع الطرف المستقبل. سواء أكنت تستغني عن الموظفين ، أو رفض طلب تبرع أو رفض سداد السفر ، فضع في اعتبارك أن الوضع قد يتغير في المستقبل وقد يتم عكس قرارك. أضف تكملة للمذكرة ، مثل إخبار الموظفين بمدى تقييم مساهماتهم. اشرح لجامعي التبرعات التي لا تسمح ميزانيتك حاليًا بنفقات معينة. إضافة سوف تخفف من ضربة والحفاظ على فتح خطوط الاتصال للعلاقات المستقبلية المحتملة.
رسالة الإطار مع لغة إيجابية
ستساعد الكلمات التي تختارها في المذكرة في الحفاظ على استجابة إيجابية ، على الرغم من أنك تلقي رسالة سلبية. على سبيل المثال ، يمكنك طلب المزيد من المعلومات لمعالجة طلب نقدي بدلاً من كتابة أن المعلومات المقدمة غير مقبولة. أخبر الموظفين بما يمكنهم فعله بدلاً من ما لا يمكنهم فعله. على سبيل المثال ، اكتب "الرجاء ارتداء الملابس الكاجوال في أيام الجمعة" بدلاً من "عدم ارتداء الجينز في أيام الجمعة العادية". أرسل رسالة إلى عميلك تقول "يمكنك التقاط السلع الخاصة بك يوم الاثنين" ، بدلاً من "طلبك لن يكون جاهزًا حتى يوم الاثنين القادم ".
منع العواقب القانونية
غالباً ما تشق المذكرات الخاصة بالشركة طريقها خارج جدران أعمالك وفي أيدي وسائل الإعلام أو الأطراف الأخرى. تجنب استخدام أي لغة تشير إلى ممارسات غير قانونية أو تمييزية. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "محاسبنا يغادر الشركة لأنه ارتكب أخطاء كثيرة في تقارير نهاية العام" ، اكتب "بعد سنوات عديدة من الخدمة المعترف بها ، ينتقل محاسبنا إلى فرص أخرى". يساعد Clarity على منع الإشاعات غير المرغوب فيها من انتشار يمكن أن يضر سمعة شركتك. رسالة سلبية غير واضحة هي "بسبب سوء السلوك ، بعض الموظفين الماليين يغادرون". تقول مذكرة أفضل "نحن متحمسون للإعلان عن تعيين موظفين ماليين جدد ليحلوا محل الأعضاء المنتهية ولايتهم في قسم المحاسبة".
عازلة الأخبار السيئة
المذكرات السلبية في كثير من الأحيان يؤدي إلى الشعور بالأذى والاستجابات الغاضبة. يمكنك التخفيف أو على الأقل تقليل مقدار التراجع من الأخبار السيئة عندما تقوم بتخزينه مع الأخبار الجيدة. على سبيل المثال ، ابدأ مذكرة سلبية مع "ستقدر عدد المزايا الإضافية المضمنة في بوليصة التأمين الخاصة بك" عندما يتعين عليك رفع أسعار التأمين. احتفظ بالمخزن المؤقت المرتبط بالرسالة ، مع ذلك ، للحفاظ على الوضوح. بعبارة أخرى ، لا تقل "فتح سطح انتظار السيارات الجديد في الأسبوع المقبل" عند إرسال رسالة حول خفض الفوائد.
