عندما تحتاج إلى تلخيص كمية كبيرة من المعلومات ، فإن المذكرة أو الرسالة هي طريقة فعالة للقيام بذلك. كثير من الناس يجدون الكتابة صعبة ويعتقدون أنهم لا يملكون المفردات للقيام بذلك. ولكن كما يقول مدرس الكتابة وليام زينسر ، فإن الكتابة مجرد تفكير على الورق. كل ما عليك القيام به هو تنظيم أفكارك ، واتباع أسلوب الشكل الذي اخترته ، واستخدام لغة بسيطة وواضحة.
كتابة تقرير في المذكرة
اكتب رأس. للحصول على مذكرة ، في أعلى الزاوية اليسرى من المفترض أن تقرأ المذكرة (على سبيل المثال ، To: All Employees) ، الذي كتبها (From: Your Name) ، من آخر سيحصل عليها (CC: Name of Recipient) التاريخ (التاريخ الحالي) وما يدور حوله (الموضوع: الموضوع إلى العنوان).
إذا كانت رسالة ، فابدأ بتاريخ وتحية ، مثل "إلى جميع الموظفين:".
فكّر في جمهورك.إذا كنت تكتب إلى جمهور عام ، فاستخدم اللغة التي سيفهمها الجميع. قد لا يعرف الموظفون الجدد حتى الآن بلغة الشركة ، وقد لا يفهم الموظفون في قسم ما مصطلحات أخرى.
جعل الخطوط العريضة. تنظيم أفكارك يسمح لكتابة واضحة. ضع في اعتبارك ما يريد جمهورك معرفته وما تريد إخباره به. التأكيد على الاستنتاجات الرئيسية للتقرير وما يعنيه بالنسبة للأشخاص الذين يقرأون المذكرة.
ابدأ ببيانات افتتاحية قوية. الإقرار بالتقرير واستنتاجاته. على سبيل المثال ، "نتيجة لدراستنا الإنتاجية الأخيرة ، سنجري العديد من التغييرات على سياسات استخدام الإنترنت لدينا".
شرح. تسليط الضوء على أي بيانات أو النتائج التي تدعم الاستنتاج. "وجد المستشارون أن الموظفين يقضون ساعتين يوميًا في المتوسط في التحقق من البريد الإلكتروني وإدارة الفرق الرياضية الخيالية." أيضا ، دع القارئ يعرف متى ستجري التغييرات.
أخبر الأشخاص بالمكان الذي يمكنهم الذهاب إليه للحصول على معلومات أكثر اكتمالاً (إذا كان ذلك مناسبًا). على سبيل المثال ، "سنناقش هذا الأمر أكثر في اجتماع الموظفين الأسبوعي يوم الجمعة" أو "التقرير الكامل متاح لجميع الموظفين في شكل PDF". لا توقع على المذكرة ؛ اسمك في الجزء العلوي من المذكرة. إذا كنت تكتب خطابًا ، فاستخدم اسمك الأول أو اسمك بالكامل أو اسمك الكامل وعنوانك ، حسب الظروف وتفضيلاتك.
أعد كتابة وقطع الفوضى. قم بإعادة قراءة المسودة وإزالة الكلمات غير الضرورية. على سبيل المثال ، "من رأي الشركات أن مكتب سكرانتون ينبغي أن يسعى بنشاط للحد من مشاكل عدم الإنتاج عن طريق الحد من استخدام موارد الشركة غير العاملة" ، يمكن إعادة كتابتها على أنها "طلبت الشركة منا الحد من الاستخدام الشخصي لممتلكات الشركة. سيزيد من إنتاجيتنا ".
التدقيق والتدقيق الإملائي. اطلب من زميل موثوق التحقق من قواعدك ونغمتك ؛ يمكن تفسير الجملة المكتوبة بشكل سيئ بطرق لم تقصدها أبدًا. كذلك ، قم بتشغيل التدقيق الإملائي ولكن كن حذراً من الميزات البديلة لاستبدال الكلمات. لا تريد أن يقول التقرير "إندونيسيا" عندما كنت تعني "إنديانا".
