يعد التواصل الفعال مع الموظفين أحد تحديات كونك مديرًا. على عكس المحادثة الشخصية ، والتي يمكن فيها تخصيص الرسالة للشخص الذي يستلمها ، وعندما تتحدث مع الموظفين ككل ، يجب أن تتحدث بأسلوب يناسب الجميع. يمكن أن يكون ذلك صعباً بشكل خاص عند كتابة مذكرة سلبية - مهمة حاسمة أو تقدم أخبارًا سيئة. إن وضع مثل هذا الخطأ يتطلب من المدير أن يكون مباشرًا ، ولكن أيضًا لبقًا. يجب أن يكون الهدف هو تشجيع موظفيك على تغيير أفعالهم دون إثارة مشاعر سيئة.
قم بتوصيل الأخبار السيئة أولاً. عند كتابة مذكرة سلبية ، فمن الأفضل بشكل عام الوصول إلى الأخبار السيئة على الفور. يتضمن تضمين كمية كبيرة من الرسالة المؤدية للرسالة عدة عيوب: أولاً ، قد يجعل الأمر يبدو كما لو كنت تتعثر. ثانياً ، قد يتوقف بعض الموظفين عن القراءة قبل الوصول إلى نقطة المذكرة ؛ وثالثاً ، إذا كانت الرسالة متوقعة ، فإن العديد من الموظفين سيتخطون المقدمة على أي حال. يجب أن تكون نبرة هذا القسم واضحة ، والوقائع واضحة. حاول تجنب الغضب أو السلبية المفرطة.
تقديم التشجيع. بعد أن تقوم بتوضيح الأخبار السيئة ، قم بنقل المذكرة وتركيز مذكرتك بحيث تكون أكثر تفاؤلاً بقليل. إذا كان خطابك حرجًا ، اعرض كلمات الثناء والتشجيع. إذا كنت قد أرسلت أخبارًا غير سارة ، فقم بتأكيد الإيجابيات. الهدف من وظيفتك كمدير هو القيادة ، وهي مهمة ليست أكثر أهمية من أي وقت مضى في أوقات الشدة.
تقديم حل. إن إحدى المعضلات التي يواجهها الموظفون في كثير من الأحيان عند تلقي مذكرة سلبية لا تعرف ما هي الإجراءات التي يريد المشرف عليهم اتخاذها الآن. في الجزء الثالث والأخير من الرسالة ، حدد مسارًا واضحًا للعمل يمكن للموظفين اتخاذه لتحسين الوضع. يجب أن توفر هذه التعليمات خطوات واضحة للموظفين ويجب أن يتم تقديمها بنبرة متفائلة.
اقرأها بصوت عالٍ. قبل إرسال المذكرة ، يجب أن تنظر إليها ثم تقرأها بصوت عالٍ. اقرأها بصوت مرتفع أولاً لنفسك ثم إلى شخص آخر على الأقل يمكنه تقديم التعليقات. استمع بعناية إلى اختياراتك للكلمات وحاول سماع أي لغة قد يتم تفسيرها بشكل خاطئ. بعد إجراء هذه التصحيحات ، يجب تدقيق الرسالة للنحو وعلامات الترقيم والهجاء - لإظهار موظفيك أنك قمت بكتابة الرسالة بحرص.
