الرسائل الرسمية هي جزء من كل مهنة تقريبا ، بغض النظر عن المجال. الإشعارات والاستفسارات والدعوات: فهي تأتي بجميع الأشكال والأحجام ، ولكن جميعها تقريبًا تتبع نفس التنسيق. تعتبر بدايات الخطابات المهنية مهمة لأنها تحدد نغمة القارئ. إذا كانت رسالتك تبدو غير شخصية أو غير مهنية ، فقد يتساءل القارئ عن مشروعية عملك أو قدرتك على التعامل مع المعلومات المتعلقة بالعمل داخل الرسالة. من أجل القارئ ، يجب أن تكون الرسائل المهنية مؤدبة وموجزة وغنية بالمعلومات.
اكتب عنوانك في أعلى الرسالة. استخدم عنوان الشارع التجاري والمدينة والرمز البريدي. سيخبر العنوان القارئ الذي يأتي منه الخطاب وإلى حيث يمكنه إرسال مراسلاته الخاصة.
اكتب تاريخ كتابة الخط في سطر واحد أسفل عنوانك. اكتب الشهر والتاريخ والسنة (24 ديسمبر 1997). سوف يعلم التاريخ القارئ عندما تم كتابة الرسالة.
اكتب عنوان القارئ الخاص بك أسفل الخط. ابدأ باسمهم (عادة ما يكون من المناسب إضافة عنوان شخصي مثل الدكتور أو السيدة) وإضافة عنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي في الأسطر أدناه. إذا كنت ترسل الرسالة في مظروف نافذة ، فسيبلغ هذا القسم مكتب البريد الذي يجب إرسال الرسالة إليه.
تبدأ مع تحية عدة خطوط أسفل عنوان القارئ الخاص بك. ابدأ بـ "عزيزي …" وأضف اسمه بالكامل. استخدم عنوانًا شخصيًا لإظهار الاحترام لمتلقي الرسالة. إضافة نقطتين بعد الاسم (عزيزي السيد جون سميث:)
نصائح
-
استخدم الخطوط التي تبدو احترافية ، مثل Arial أو Times New Roman. مساحة مزدوجة واستخدم خط بحجم 12 نقطة.
استخدم ترويسة لجميع المراسلات التي ستضم اسمك وعنوانك.
