تعد إحدى الطرق الأكثر موثوقية لتحديد مدى نجاح النشاط التجاري هي استخدام تقرير الزيارة. هل عملياتك الخارجية تعمل كما ينبغي؟ هل مرحلة ما قبل المدرسة أو مرفق الرعاية الخاصة بك تصل إلى رمز وجاهزة للترخيص؟ من خلال كتابة تقرير زيارة شامل ، يمكنك تحديد ما إذا كان يتم تحقيق مجموعة واسعة من أهداف العمل. تعد تقارير الزيارات ، التي تسمى أحيانًا تقارير الرحلات ، طريقة رائعة لمعرفة ما إذا كانت معايير عملك يتم تنفيذها في الموقع بالطريقة التي خططت لها.
تنسيق التقرير
تقارير الزيارة هي وثائق الأعمال. اعتمادا على التنظيم أو الصناعة ، قد يتبع التقرير صيغة مذكرة أو نموذج أعمال. بشكل عام ، اختر صيغة مذكرة إذا كان تقرير الزيارة يذهب إلى مجموعة من أعضاء القيادة الداخلية. اختر نموذج تقرير أعمال رسمي أكثر إذا كان تقرير الزيارة سيتم تقديمه إلى مصادر خارجية. استخدم تنسيق الأعمال القياسي الذي يتضمن خطوطًا احترافية مثل Times New Roman أو Arial. الحفاظ على هوامش 1 بوصة.
اذكر الأهداف
اشرح سبب الزيارة. تتضمن الأهداف تكرار الزيارة ، جنبًا إلى جنب مع المقاييس الأساسية أو مجالات المراجعة. على سبيل المثال ، قد تكون الزيارة هي الأولى في سلسلة من أربعة أجريت على مدى عام لمراجعة تنفيذ سياسات أو مقاييس الإنتاج الجديدة. حدد بوضوح ما كنت تبحث عنه في الزيارة ، بما في ذلك الزيارات السابقة أو التوصيات أو خطط العمل.
مثال:
يهدف هذا التقرير إلى تحديد ما إذا كانت مدرسة بلاينفيو قد استوفت جميع متطلبات الترخيص للرعاية النهارية بعد المدرسة.
ناقش التعليقات والرؤى الرئيسية
لاحظ هوية الأفراد الرئيسيين الذين تمت مقابلتهم أثناء الزيارة. قد تشمل الزيارات اجتماعات مع موظفي القيادة الرئيسيين في الموقع ، مثل المديرين أو مديري العمليات. ومن الممارسات الشائعة أيضًا مقابلة الموظفين الأقل مستوىً ممن هم على دراية أكبر بعمليات التشغيل.
مثال:
ومن بين الأفراد الذين تمت مقابلتهم ، سارة وينترز ، ومديرة المدرسة ، وممرضة المدرسة إيميلي ثورن ، وريك ماردن ، ومدرسة ابتدائية ، وكارول هاثاواي ، وأخصائية التغذية وأخصائية التغذية.
ناقش التعليقات الرئيسية المقدمة من القيادة والموظفين. ليس من الضروري ذكر من أجريت معهم المقابلات ولكن بدلاً من ذلك ، ابحث عن الرؤى الأساسية والمجالات المشتركة المثيرة للقلق. قم بتضمين أي استبيانات موحدة تم استخدامها أو سلسلة محددة من الأسئلة المطروحة خلال الزيارة.
قائمة البصائر الرئيسية والملاحظات
تستند الملاحظات إلى ما يُنظر إليه شخصياً ولا يتم نقله بناءً على المقابلات. على سبيل المثال ، قد يلاحظ الزائرون بصريا أن العملية تبدو وكأنها تحتوي على عدد كبير من العمال غير مشغولين. أي شيء من النظافة إلى المنظمة العامة يخضع للملاحظات. تضمين هذه الإحصاءات في تقرير الزيارة.
مثال:
خلال زيارة منتصف النهار ، شملت عروض الغداء خيار الخضار والفواكه ، ولكن لم يكن هناك بديل عن أولئك الذين لديهم احتياجات غذائية خاصة.
تلخيص الاستنتاجات
حدد ما إذا كانت المنظمة تلبي الأهداف بناءً على الملاحظات والملاحظات المقدمة. استخدم التفاصيل والمعلومات القابلة للقياس قدر الإمكان لدعم الاستنتاجات. على سبيل المثال ، إذا كان الهدف من زيارة مصنع جديد هو تحديد ما إذا كان 60 بالمائة من الموظفين في الربع الأول ، يجب توفير أرقام الموارد البشرية الفعلية مع دوران ، وجهود التعيين الحالية والإدارات التي توجد بها أوجه قصور.
تقديم خطط العمل المستقبلية
حدد موعد الزيارة في المستقبل إذا وجدت ، وما إذا كانت محددة سلفًا أو كنتيجة للزيارة الأخيرة. على سبيل المثال ، قد تكون هذه هي الزيارة السنوية الثالثة على جدول فصلي. تقديم توصيات للتحسينات. إذا تم تحديد خطط عمل معينة ، قم بتوضيحها بالتفصيل. يوفر هذا مقياسًا ناجحًا للزيارة القادمة.
